Tipps zum erfolgreichen Moderationsdesign von Projektmeetings – Intro

Nachdem wir uns nun einige Wochen lang mit dem Moderationsdesign befasst haben, möchte ich dir heute eine ganz besonderen Form von Business Moderationen vorstellen, nämlich die Projektmeetings.

Auch wenn vieles von dem vorher Geschriebenen auch auf Projektmeetings zutrifft, so haben diese doch Ihre Besonderheiten.

Die wichtigsten Projektmeetings sind das Kick-Off Meeting, das Mid-Term Meeting und das Final Meeting.

Big Project Picture

Diese Projektmeetings sind in einen umfangreichen Kontext – nämlich in ein Projekt – eingebettet.

Projekte sind Aufgaben mit besonderen Merkmalen: sie sind einzigartig, somit komplex, dynamisch, zeitlich abgegrenzt, meist mit einem gewissen Risiko behaftet und zieldeterminiert.

Darüber hinaus werden sie in sogenannten „temporären Organisationen“, also Projektteams bearbeitet, die gleichzeitig „soziale Systeme“ darstellen, die nicht losgelöst von ihren Umwelten agieren können. Das klingt schon ziemlich herausfordernd, oder?

Daher ist es sehr sehr wichtig, zu Beginn deines Projektes ein “Big Project Picture” unter all deinen Projektpartnern herzustellen.

Und dabei meine ich jetzt NICHT eine PowerPoint-Schlacht von 300 eng beschriebenen Folien vorzubereiten, auf der jede einzelne Phase im Detail beschrieben wird und die beim Kick-Off Meeting in 1 – 2 Tagen heruntergebetet werden.

Nein, ganz im Gegenteil! Das gemeinsame Verständnis über die künftige Arbeit, eben das sogenannte Big Project Picture, ist wichtig, aber mindestens genauso wichtig ist die menschliche Komponente. Das beinhaltet, sich während der Projektmeetings besser kennen zu lernen, sich zu überlegen, WIE man miteinander arbeitet und miteinander kommuniziert und auch Spielregeln festzulegen. Und gemeinsam mit den inhaltlichen Diskussionen kommt man so eben zum Big Project Picture.

Nimm dir Zeit für Menschlichkeit

Gerade bei internationalen Projekten, bei denen man sich vor Projektstart vielleicht noch nie getroffen, sondern immer nur virtuell kommuniziert hat, kann ich nur wärmstens empfehlen, mit einem „Social Event“ am Vorabend zu beginnen.

Dies trägt auch sehr dazu bei, etwaige Kommunikationsbarrieren zu überwinden und in lockerer Atmosphäre zu plaudern.

Gerade in dieser 1. Phase eines Projekts, auch „Forming-Phase“ (Gruppendynamik-Theorie nach B.W. Tuckman) genannt, geht es viel um Sicherheit, die anderen ein bisschen abzutasten, seinen Platz in der Gruppe zu finden sowie die Motivationen der anderen zur Teilnahme am Projekt zu ergründen. Diesem Bedürfnis ist Zeit einzuräumen. Es gibt keine besser investierte Zeit! Und das passiert sehr selten bei Einwegkommunikation, untermalt mit ppt! 🙂 Und du weisst ja inzwischen: “Wie man sich bettet, so liegt man!

Bei größeren Projektgruppen kannst du hierfür z.B. im World Café Setting arbeiten oder Fish Bowls veranstalten. Mit diesen partizipativen Methoden kannst du die Projektteammitglieder und ProjektmitarbeiterInnen engagieren, einbeziehen, ihre Meinungen abfragen, verschiedene Perspektiven einholen und gleichzeitig den Überblick über die Arbeitspakete und somit das Big Project Picture herstellen. Fazit: Etliche Fliegen mit einer Klappe schlagen! Das klingt doch vielversprechend, nicht wahr? Beide Methoden werde ich in einem der nächsten Blogartikel behandeln.

Beim nächsten Mal stelle ich dir ein ganz konkretes Beispiel eines (internationalen) Kick-Off Meetings vor, um es noch anschaulicher zu machen, was an Projektmeetings so besonders ist.

Schau auch gern mal bei meinen Angeboten zu Coaching und Moderation von Projektmeetings vorbei – vielleicht ist dort ja auch etwas Hilfreiches für dich dabei!

Herzliche Grüße, Birgit