Tipps zum erfolgreichen Moderationsdesign von Projektmeetings – Teil 1

Das Kick Off Meeting

Hallo und willkommen zurück! Beim letzten Mal sind wir kurz auf Projekte und typische Projektmeeting-Formate eingegangen: Das alles entscheidende Kick Off Meeting wurde detaillierter erwähnt, das Mid-Term Meeting und das Final Meeting im Überblick. Heute werde ich dir – wie versprochen – ein ganz konkretes Beispiel vorstellen. Und dabei gibt es auch noch ganz konkrete Methoden zur Anwandung für dich!!

Nachstehend habe ich dir den groben Ablauf eines erfolgreichen 1-tägigen Kick Off Meetings eines EU Projektes in Athen mit ca. 50 Personen zusammengefasst. Zu dem Projekt gab es schon ein Vorläuferprojekt – daran habe ich die Methodenauswahl entsprechend angepasst.

Kick Off Meeting: Projekt Team Spirit

Interaktives Projekt Kick Off Meeting

  • Eröffnung (Begrüßung; Vorstellung der Ziele und des Programms; Erläuterung der methodischen Vorgangsweise – das ist insbesondere wichtig, wenn innovativere Pfade beschritten werden; ungefährer Zeitrahmen / Pausen)
  • Warm-Up mit einer Aufstellung im Raum nach folgenden Fragen (TeilnehmerInnen stellen sich in einer Reihe oder in Clustern auf):
  • Aus welchem Land kommst du?
  • Welche Rolle hast du im Projekt (ProjektauftraggeberIn, Projektleitung, Projektmanagement-Team, Workpackage-Leader, Task Leader, etc)?
  • Wie lange arbeitest du schon im EU-Projekt / Vorprojekt mit?
  • Auf Basis der Aufstellung der letzten Frage habe ich die Neulinge mit den alten Hasen/Häsinnen vermischt und sie die Highlights des Vorprojekts zeichnen lassen:

Kick-Off MeetingBig Project Picture

  • Dann folgte die Vorstellung der Inhalte der einzelnen Workpackages (WP). Wie schon im letzten Blogartikel erwähnt, lieber nicht mit ppt, das geht auch anders. Ich habe mich für Performances entschieden!Ja, du hast richtig gelesen! Die WP-Leader samt WP-Teams wurden vorher intensiv methodisch gebrieft und haben ihre Workpackages u.a. schauspielerisch dargestellt. Und sie haben die wichtigsten Inhalte zur zusätzlichen Verankerung auf Flipcharts visualisiert. (diesen Part würde ich dir auf die eine oder andere Art und Weise dringend empfehlen, sonst kann so eine Performance schon mal ausufern und nichts weiter als Verwirrung zurücklassen).

Kick-Off Meeting

  • Danach gab’s 3 Runden eines methodisch leicht abgeänderten World Cafés (dazu folgt noch ein eigener Artikel!), bei dem an einzelnen Tischen die Work Packages diskutiert wurden. Dies jedoch nach ganz konkreten Fragestellungen, z.B.
  • Was konkret ist von der jeweiligen WP-Vorstellung bei euch angekommen?
  • Welche Fragen habt ihr?
  • Welche Verbindungen seht ihr zu anderen WPs?
  • Was konkret ist dein eigener Beitrag zum WP?
  • Alle waren involviert und ein hohes Commitment wurde erzeugt. Im Anschluss wurden die Ergebnisse kurz präsentiert und diskutiert.
  • Als Abschluss standen verschiedene – eher spielerische – Methoden, zur Auswahl, die je nach Gruppendynamik und noch vorhandener Zeit durchgeführt werden sollten. Da die Gruppendynamik super war (bis hin zu Aussagen wie „I feel if I were part of a big family“), wurde die „mutige“ – da nicht alltägliche – Variante gewählt, nämlich die schauspielerische Darstellung der Vision dieses EU-Projekts sowie des Teamspirits in verschiedenen Zeiten: in der Steinzeit, im Mittelalter und im Jahr 2500! 🙂 Nun, kann man sagen, total verrückt, das funktioniert nie und was bringt das eigentlich??? Tja, gebracht hat es viel Spaß und auf einer unbewussten Ebene auch gleichzeitig die Verarbeitung des auf der rationalen Ebene gelernten.
Kick Off Meeting Schauspielen

Ganz neue Fähigkeiten werden beim Kick Off Meeting entdeckt!

Und was glaubt ihr bleibt besser hängen? 300 Folien oder die vielschichtige Verankerung und Involvierung? Probiert es selbst!

Das nächste Mal wenden wir uns nach dem Kick Off Meeting nun dem Mid-Term Meeting zu, wiederum dargestellt en einem ganz konkreten Beispiel.

Herzliche Grüße, Birgit