Meine Prozessbegleitung zur Mobilitätswende 2030 oder auch „Schwarmkompetenz im Goldfischglas“
Testimonial von Henriette Spyra
Leiterin der Stabsstelle „Mobilitätswende und Dekarbonisierung“
“Wie wir eine Mobilitätswende hin zu einem nachhaltigen Mobilitätssystem der Zukunft schaffen, beschäftigt uns tagtäglich. Wir sind uns sicher: Ohne einen konstanten Dialog mit allen wichtigen Stakeholdern in ganz Österreich geht das definitiv nicht! Daher haben wir 2018 mit einem Stakeholder-Prozess „Mobilitätswende 2030“ gestartet und Birgit Baumann sowie B.A.U.M. Consult mit Konzeption und Durchführung beauftragt.
Eine Zukunftskonferenz als Auftakt, neun Bundesländer-Konferenzen, vier ExpertInnen-Workshops und eine Abschlusskonferenz später bin ich froh, dass wir uns für dieses komplexe Vorhaben die professionelle Unterstützung von BusinessMind und B.A.U.M. Consult geholt haben.
Beeindruckend und bei diesem Vorhaben absolut nötig waren Birgits absolut perfekte Vorbereitung und Moderation der einzelnen Veranstaltungen. Von der Schokolade auf den Sitzplätzen über die Blumen am Tisch bis zur Material- und Methodenvielfalt und dem nachdrücklich-freundlichen Umgang mit Veranstaltern und TeilnehmerInnen stellte Birgit sicher, dass der Prozess von Anfang bis Ende professionell lief.
Mit der Mobilitätswende sind wir noch lange nicht fertig, aber mit diesem Prozess haben wir aus meiner Sicht die Grundlagen für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit vielen Partnern für die kommenden Jahre gelegt.“
Vielleicht erinnerst du dich an meinen Blogbeitrag von Mitte März diesen Jahres, in dem ich dir über die Zukunftskonferenz zur Mobilitätswende 2030 berichtet habe. Diese Zukunftskonferenz war der Startschuss zu einer längeren, sehr spannenden und inspirierenden Prozessbegleitung, die ich gemeinsam mit Michael Wedler von B.A.U.M. durchgeführt habe.
Es ging dabei um die Einbeziehung relevanter Stakeholder (unser Part), und um die Verknüpfung der Ergebnisse (Michael’s Part) mit dem sog. Sachstandsbericht (Projektleitung: Günther Lichtblau vom Umweltbundesamt), der die wissenschaftliche Basis für mögliche Umsetzungsschritte liefern soll.
Eine Zusammenfassung der Ergebnisse kannst du übrigens auf folgenden bmvit-Seiten nachlesen:
Wien, Niederösterreich, Steiermark, Burgenland
Die Ergebnisse der thematischen Workshops, die von meinem geschätzten Kompagnon Michael Wedler moderiert wurden, findest du hier.
Dieser Prozess gipfelte nun am 24. September in seinem vorläufigen Höhepunkt: der Abschlusskonferenz zur Mobilitätswende 2030 mit hochrangigen politischen VertreterInnen aus Politik und Stakeholder-Organisationen in der Riverbox in Wien, 2.
Commitment, Aufbruchstimmung, Verantwortungspartnerschaft waren die Ziele für Teil 1 dieses Nachmittagsevents, mit eine spannender Paneldiskussion in Form eines Fishbowl mit politisch hochrangig besetzter Runde. Infogewinn stand im Fokus von Teil 2, nämlich die Präsentation des ziemlich umfangreichen „Sachstandberichts“.
Forelle blau. Oder auch: Da ist uns der Raubfisch entwischt.
Bei der Mobilitätswende 2030 (Hintergrundinformationen dazu kannst du dir auf der Webseite das BMVIT dazu abholen!) geht es um viele wichtige Agenden, für deren Umsetzung es unter anderem eines braucht: Weitblick.
Ich habe mich deshalb bei der Auswahl der Veranstaltungsorte jeweils ganz bewusst für luftige Höhen mit beeindruckenden Ausblicken entschieden (die Sky Lounge der WKÖ für die Zukunftskonferenz und nun eben die Riverbox, einen modernen, vollverglasten Veranstaltungsraum im 10. Stock eines Gebäudes gleich neben der Donau).
Dies habe ich auch in meine Anmoderation eingebaut.
Der “Weitblick” aus dem 10. Stock der Riverbox
Danach habe ich sofort das „ungewöhnliche Setting“ adressiert: es gab nämlich eine riesige Fish-Bowl, mit Platz für insgesamt 12 „Fische“ im inneren Kreis.
Potenzielle Vorbehalte und Verbindlichkeiten vorweg zu adressieren empfehle ich, wie du vermutlich ja schon weißt, immer. Hier bedurfte es aber einer doppelten “Omega-Rochade“: ich hatte nämlich den leeren Stuhl für FragestellerInnen weggelassen, den es normalerweise in einer Fish-Bowl gibt. Und zudem sind normalerweise 5 – 6 Personen im Innenkreis. Das heißt, hier galt es zuerst einmal die Scheu vor der Fish-Bowl selbst zu nehmen und dann auch noch etwaige Fish-Bowl Expertinnen zu beruhigen, die sich eventuell dachten „Hier stimmt doch irgendetwas nicht..!“ 🙂
Viele Fische im Goldfischglas
Die hochrangigen politischen VertreterInnen der beiden Ministerien, fast aller Bundesländer, sowie Städte- und Gemeindebund wurden vorab “gewarnt”, auch hinsichtlich Setting und hinsichtlich des engen zeitlichen Rahmens, und von mir persönlich kurz vorher nochmals extra gebrieft.
In der Einleitung habe ich außerdem erwähnt, dass ein solcher Kreis auch immer „Gemeinsamkeit“ repräsentiert. Und es für die Umsetzung der Mobilitätswende eben ein gemeinsames Vorgehen – eine Verantwortungspartnerschaft – braucht.
Hier kann ich dir nur empfehlen: nutze die Möglichkeiten, die sich dir bieten, in den Köpfen deiner TeilnehmerInnen positive Bilder zu kreieren!
Einhaltung strikter Zeitvorgaben
Im Grunde ging es in der Fish-Bowl darum, dass alle 11 “Fische” ihre Statements unterbringen konnten. Dies hätte ich auch mit einer klassischen Paneldiskussion umsetzen können, aber du kannst dir ja sicher schon vorstellen, dass 11 Personen in einem Panel nicht ganz so gut funktionieren.
Und dann war ja da auch noch der Gemeinschafts-Aspekt, der durch die Fish-Bowl optimal hervorgehoben werden konnte. Und schon allein das ungewöhnliche Setting macht ja auch was mit den TeilnehmerInnen.
Eines Herausforderung war halt wirklich das straffe Zeitmanagement: so hatte jede/r SprecherIn nur 2 Minuten pro Redebeitrag (nur Minister und Generalsekretär durften zu Beginn ausnahmsweise 4min lang plaudern, um den Rahmen zu spannen).
Hier habe ich meine Helferleins Nicole und Sabine mit der würwwwollen Aufgabe betraut, gut sichtbar für den Sprecher / die Sprecherin und für mich, gelbe und orange Kärtchen hochzuhalten. Gelb, wenn noch etwas Zeit übrig war, orange kurz vor Ablauf der Zeit. Und es hat wunderbar geklappt!
Ein striktes Zeitmanagement ist zwar oft unangenehm durchzusetzen und bedarf ebenfalls eines passenden Frames, ist aber oft unumgänglich, wenn du im zeitlichen Rahmen bleiben willst und musst (gehört ja auch zur Rolle der Moderation).
Mach dich mal locker, liebe 90-Seiten Präsentation
Na gut. Also wenn du eine 90-seitige Präsentation einzubauen hast und du willst es nicht zu langatmig werden lassen, was machst du dann?
Unsere Lösung: auf 2 Präsentatoren aufteilen, mit Interview-Fragen bespielen und zwischendurch das Publikum mit der einen oder anderen Sli.do (oder Mentimeter)-Umfrage einbinden.
In diesem konkreten Fall sah das so aus: mein Partner in crime Michael Wedler von B.A.U.M unterstützte den Präsentator Günther Lichtblau (Umweltbundesamt, Abteilungsleiter für Mobilität und Lärm und Projektleiter des Sachstandsberichts) bei der Präsentation des sog. Sachstandsberichts, indem er die Parts übernahm, in denen es um die Vorstellung der in der Bevölkerung durchgeführten Umfrage ging. Ich wiederum stellte zwischendurch immer wieder einmal die eine oder andere Frage, um neue Präsentationsblöcke einzuleiten.
Und Technik-Wunderwuzzi Nicole schaltete an passender Stelle Umfragen über Sli.do, an denen das Publikum ganz einfach über die Eingabe eines zuvor festgelegten Eventcodes beitreten konnte. (Auf das Thema digitale Medien werde ich in einem der kommenden Blogartikel übrigens nochmal gesondert eingehen).
Und schon ist eine längere Präsentation aufgelockert.
Tipps. Tipps. Tipps.
Ein paar zusätzliche Tipps zum Abschluss zu Punkten, die auch nach langjähriger Erfahrung immer und immer wieder auftauchen:
- Handmikrofone doppelt und dreifach checken. Lass dir erklären, wie sie ein- und auszuschalten sind, prüfe die Batterieleistung und lass den Techniker am besten einfach für die Dauer der Veranstaltung nicht von deiner Seite. 🙂
- Ich predige es immer wieder aber: Bereite dich gut vor, mach eine fundierte Zeitplanung und dann.. bleib flexibel. Wenn deine Auftraggeberin plötzlich sagt: „Wir müssen diese Fragen alle noch zulassen.“, dann lass diese Fragen alle noch zu. Und lass dafür die geplante Feedbackrunde weg. Verabschiede dich von einem perfekten Ablauf. Go with the flow. 🙂
Na, Lust bekommen, das eine oder andere auszuprobieren? Oder falls du ähnliches schon ausprobiert hast, dann teil doch deine Erfahrungen mit uns!
Sonnige Herbstgrüße, Birgit und Nicole
PS: An dieser Stelle noch ein großes Dankeschön an meine wunderbare Moderationskollegin Betty Kerschbaumer-Schramek, die mir beim Design hin und wieder als Sparring-Partnerin zur Seite gestanden hat!
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