Projekte erfolgreich managen

Teil 1 „Wie man sich bettet, so liegt man!“

Hier und heute starte ich eine neue Blog-Reihe: diesmal zum Thema “Projekte erfolgreich managen”.

„Hatten wir doch schon!“, denkst du dir? Stimmt. Projektmanagement ist aber auch wirklich ein schier grenzenloses Gebiet.

Außerdem ist es eines meiner „Steckenpferde“, welches aber in meiner täglichen Arbeit oft ein wenig zu kurz kommt. Lange bevor ich trainiert und moderiert habe, habe ich Projekte „gemanagt“. Also geplant, durchgeführt und abgeschlossen. Und dann wieder von vorne begonnen. Und dabei unzählige Erfahrungen gesammelt – gute, wie weniger gute 🙂

Heute konzentriere ich mich in erster Linie auf Train-the-Trainer und Moderations-Trainings. Doch auch Seminare zum Projektmanagement werden immer wieder angefragt und ich freue mich dann immer ein wenig zu meinen Wurzeln zurückkommen zu können.

Ich mach‘ mal schnell ein Projekt..

Was ist eigentlich ein Projekt? Die hochoffizielle Definition besagt folgendes:

Eine Aufgabe mit besonderen Merkmalen: Einzigartig, zieldeterminiert, abgrenzbar, komplex, dynamisch, risikobehaftet
Temporäre Organisation (zum Unterschied zur Linienorganisation)
Soziales System

In unserem beruflichen Alltag gibt es viel öfter Projekte, als uns das bewusst ist. Vieles machen wir oft so quasi nebenbei. Legen halt einfach mal los, oder zäumen das erwähnte altbekannte Pferd von hinten auf. Wer kennt das nicht?

Vor allem interne Projekte sind ja meistens auch nicht mit besonders großer Beliebtheit gesegnet. Da braucht es einen Auftraggeber, ein Projekthandbuch, da müsste man ja eventuell gar auch noch einem Prozess folgen. Schock schwere Not! Da lassen wir doch lieber gleich die Finger davon!

In der heute startenden Blogreihe zum Thema „Projekte erfolgreich managen“ möchte ich dir gerne aufzeigen, wie wichtig ein fundiertes Projektmanagement ist. Und, wie es dich in deiner Arbeit unterstützen kann und welche Schritte dabei zu beachten sind.

In 6 Schritten zum Projekt

In der Vorprojektphase steckst du zuallererst einmal den Rahmen ab. Also wenn du es richtig machst. Denn gleich „in medias res“ zu gehen, ist nicht immer der richtige Weg.

Die Grafik, die die Vorprojektphase zeigt, verdeutlicht gut worauf es ankommt: bevor du überhaupt loslegst mit deinem Projekt, ist es wichtig dieses zeitlich, sachlich und auf sozialer Ebene abzugrenzen und in einen Kontext zu stellen. Dies machst du folgendermaßen:

Zeitliche Abgrenzung: Lege einen Projektstarttermin und einen Projektendtermin fest. Definiere ein Projektstartereignis und ein Projektendereignis.
Sachliche Abgrenzung: Definiere, welche Hauptaufgaben (= Phasen) im Projekt abzuwickeln sind. Welche Ziele möchtest du mit dem Projekt erreichen? Vergiss dabei nicht, dass deine Ziele immer SMART sein sollten – die meisten kennen das ja schon: Spezifisch, Messbar, Angemessen, Realistisch und Terminisiert. Meine Lieblingszusatzfragen zu Zielen sind: Was wird durch das Projekt ermöglicht? Was ist der Nutzen? Was ist danach anders? Lege auch Nicht-Ziele fest und schätze – zumindest ungefähr – das Budget, das du brauchst.
Soziale Abgrenzung: Wer übernimmt die Projektleitung? Wer ist im Projekt-Kernteam? Wer arbeitet mit und bildet mögliche Subteams? Wer leitet diese Subteams? (vergleiche dazu den EU Jargon: KoordinatorIn, core team, work package-Leader, Partner, work package teams). Hier geht es also um die Projekt-Organisation, das Projekt-Organigramm.
Zeitlicher Kontext: Beschäftige dich mit der Vor- und der Nachprojektphase. Wie ist es zu dem Projekt gekommen? Was ist vor Projektstart passiert? Welches Problem soll durch das Projekt gelöst werden? Welche Entscheidungen wurden bereits getroffen, welche Dokumente gibt es bereits? Welche Erfahrungen gibt es aus Vorprojekten? Außerdem: Welche Handlungen & Entscheidungen sind nach Projektende zu setzen? Wird es Folgeprojekte geben? Wenn ja, welche?
Sachlicher Kontext: Analysiere die Zusammenhänge deines Projektes mit anderen Projekten (wo gibt es synergetische, wo konkurrierende Beziehungen) und den Zusammenhang zur Unternehmensstrategie. Organisiere – wo notwendig – Informationstransfer / Abstimmungen.
Sozialer Kontext: Sieh dir deine relevanten Umwelten an. Das sind Personen, Personengruppen und / oder Institutionen, die einen Einfluss auf den Erfolg deines Projektes haben können. Wo siehst du synergetische, wo potenziell konfliktäre Beziehungen?

Hier dazu ein ganz einfaches Beispiel:

Zur Analyse der Projektumwelten folgt dann übrigens im 2. Teil der Reihe ein eigener Artikel – dieses Thema ist wirklich zentral und du solltest ihm dementsprechend genug Zeit widmen.

Erst nachdem du diese 6 Schritte durchlaufen hast, bist du so richtig bereit für den Projektstart. Die Projektabgrenzung und -kontextanalyse ist also die Basis, auf der das eigentliche Projekt dann aufbaut. Sie ist auch die Grundlage für den Projektauftrag, der von ProjektauftraggeberIn und ProjektleiterIn unterschrieben werden sollte.

Und wie ja schon die klassische Redewendung sagt: wie man sich bettet, so liegt man!

Alles klar soweit? Dann schau beim nächsten Mal wieder vorbei – ich freue mich, wenn du dann auch wieder mitliest!! Und teile gerne deine Erfahrungen hier in den Kommentaren mit uns!!

Liebe Grüße, Birgit