Projekte erfolgreich managen

Teil 2 „Die Projektumweltanalyse“

Willkommen zurück zur Blogreihe „Projekte erfolgreich managen“ – diesmal, wie angekündigt,  mit weiteren Details zur Projektumweltanalyse (auch bekannt als “Projekt-Stakeholder-Analyse”).

Die Projektumweltanalyse ist eine der zentralsten Aktivitäten / Methoden der Vorprojektphasedie wir ja beim letzten Mal schon genauer analysiert haben. Bei der Projektumweltanalyse geht es darum, dich rechtzeitig (!) mit der Frage auseinanderzusetzen, welche Personen, Personengruppen und/oder Institutionen einen Einfluss auf dein Projekt, oder Interesse daran haben. Und dir entsprechende Maßnahmen hinsichtlich deiner Erkenntnisse zu überlegen.

Schritt für Schritt durch die Projektumwelt

Zuerst sammelst du alle relevanten Umwelten. Einfach ein Flipchart hernehmen und drauf los schreiben, idealerweise im Projektteam.

So in etwa könnte das aussehen (die Grafik von einem einfachen Beispiel “Umzug” kennst du ja schon vom letzten Blogbeitrag „Wie man sich bettet, so liegt man.“):

Je mehr Umwelten in ein Projekt involviert sind, desto wichtiger ist es, eine Struktur in diese zu bringen. Dies dient dazu, den Überblick zu bewahren und in weiterer Folge individualisierte Maßnahmen und Risikostrategien für die jeweiligen Subgruppen erstellen zu können.

Identifiziere nun synergetische bzw. konfliktäre Beziehungen. Konzentriere dich dabei auf die wesentlichen Umwelten. Stelle die identifizierten Beziehungen schließlich in der Projektumweltgrafik dar. Auffällig ist, dass immer wieder die IT als kritische Umwelt angesehen wird. Dies vermutlich dadurch, dass IT mittlerweile in fast jedem Projekt eine Rolle spielt, und daher auch eine Engpass-Ressource darstellt.

Und denk daran, auch die Projektorganisation stellt eine Umwelt dar, und integriere diese in die Graphik. Warum? Ich antworte mit einem ganz konkreten Fall aus meiner Praxis, in welcher der Projektleiter das Projekt gehasst hat, die PL-Funktion nicht wollte, und sie ihm dennoch übergestülpt wurde. Fazit: Keine Motivation, keine gute Leitung des Projekts und des Projektteams und somit Konflikte im Team und unglaubliche Verzögerungen im Projekt. Die Ziele wurden erst erreicht, als der Projektleiter ausgetauscht wurde. Zudem ist es essentiell, dass der/die ProjektauftraggeberIn hinter dem Projekt steht.

Eine etwas komplexere Graphik könnte zum Beispiel so aussehen:

Je genauer, desto besser

Setze dich im nächsten Schritt im Detail mit den Beziehungen zwischen deinem Projekt und den jeweiligen Projektumwelten / Stakeholdern auseinander. Was sind die wechselseitigen Erwartungen, welche Potenziale birgt die jeweilige Umwelt, welche Konflikte könnten entstehen?

Auf Basis dieser Überlegungen entwickelst du Strategien und Maßnahmen zur Gestaltung dieser Beziehungen, zur Vermeidung von Konflikten und zur optimalen Nutzung der identifizierten Potenziale.

Lege auch fest, wer sich darum kümmert, und wann dies geschehen soll. Übrigens, dass muss nicht immer der/die ProjektleiterIn sein. 🙂

Dies bietet dir schließlich die Basis für dein „soziales Controlling“.

“Soziales Controlling” (“Controlling” ist ein essentieller Schritt in den Projektmanagement-Prozessen, auf den wir in einem späteren Blogbeitrag mal eingehen werden) klingt ein wenig eigenartig, denkst du? Ja, mag stimmen! Aber glaub mir, auf die zwischenmenschlichen Beziehungen und die Erwartungen und Bedürfnisse deiner Projektumwelten zu achten, kann schon mal den Erfolg oder Misserfolg eines Projektes ausmachen.

Als Programmleiterin war ich u.a. für FTI-Programm verantwortlich, das den Erwartungen des externen Auftraggebers in Hinblick auf die Aufgabenverteilung einfach nicht gerecht werden konnte. Auch wurden Vereinbarungen von dieser Seite immer wieder aufgeweicht und abgeändert, und vieles mehr (ich könnte einen Roman mit dem Titel “Anleitung zum Unglücklichsein im Projekt- bzw. Programm-Management” dazu schreiben 🙂 ). Hätten wir damals eine durchdachte Stakeholder-Analyse vor Annahme des Programms gemacht, dann hätten wir den Auftrag vielleicht nie angenommen.

Andererseits gibt es auch viele gelungene Beispiele, wie z.B. die EU-Projekte MAP, StarMAP und DiscoMAP (super Namen, oder?), die ich mal koordinieren durfte und die u.a. durch ausgezeichnetes Beziehungsmanagement zum Erfolg wurden.

Fazit: Wie wichtig diese soziale, dies Beziehungs-Komponente ist, kannst du auch in den Blogartikeln erfolgreicher EU-Projektmanagerinnen nachlesen, die wir 2018 veröffentlicht haben. Hier ist Teil 1, und hier Teil 2. Diese sind nur als Beispiele gedacht – die Bedeutung der Beziehungs-Komponente gilt natürlich nicht nur für EU-Projekte!

Na, wie sind deine Erfahrungen damit? Wir freuen uns, wenn du diese mit uns teilst! Herzlichst, Birgit