Projekte erfolgreich managen

Teil 3: „Projektmanagement als Prozess“

Willkommen zurück zum 3. Teil der Blogreihe „Projekte erfolgreich managen“. Heute zum Thema: „Projektmanagement als Prozess“.

Jetzt denkst du vielleicht „da hat sie doch gerade erst wieder eine Blogreihe zu Projektmangement angefangen und jetzt kommt sie uns auch noch mit PROZESSEN? Als wäre PROZESSmanagement nicht noch gleich noch mal eine Stufe unerfreulicher als PROJEKTmanagement.. 😉

Projektmanagement als Prozess

Nun also gleich mal vorweg: keine Sorge, wir werden hier nicht in die Tiefen des Prozessmanagements eintauchen. Das ist schon ein ganzes Kapitel für sich (um nicht zu sagen, eine ganze Blogreihe.. 😉 ) und wird heute nicht unser Schwerpunkt sein.

ABER: Projektmanagement ist in sich auch immer ein Prozess. Und dieser Tatsache gilt es sich bewusst zu sein, wenn man Projekte erfolgreich managen möchte.

Der Projektmanagement-Prozess

Während wir uns in den ersten beiden Teilen der Blogreihe mit der Vorprojektphase beschäftigt, das Projekt abgegrenzt, in einen Kontext gebracht und dessen Umwelten analysiert haben, gilt es nun einen Blick auf den eigentlichen Projektmanagementprozess zu werfen. Also vom Projektstart bis zum Projektabschluss mit allem was dazugehört: Controlling (in regelmäßigen Abständen), laufende Koordination und Marketing bis hin zu etwaigen Projektkrisen (hoffentlich nicht!) und entsprechendem Risikomanagement.

Und chronologisch korrekt beginnen wir heute erst einmal mit dem Projektstartprozess.

Der Projektstartprozess: wichtiger als man vielleicht denkt!

Der Projektstartprozess setzt auf der Vorprojektphase, von der wir in den letzten Blogartikeln gehört haben, auf. Hier wird das Bett, welches wir zuletzt quasi frisch bezogen haben, nun erstmals benutzt. Das heißt also: Projektziele werden nun im Detail vereinbart, Projektpläne ebenso detailliert erstellt, die Projektorganisation (also: ProjektleiterIn, Kernteam, Arbeitspaket-LeiterInnen, etc.) wird festgelegt, Teambuilding findet statt.

Außerdem planst du Maßnahmen zum Risikomanagement, zur Krisenvermeidung und -vorsorge, führst eventuell erste Marketing-Maßnahmen durch und kümmerst dich um eine schlüssige PM-Dokumentation.

Projekt beauftragt – auf los geht’s los!

In aller Regel wird spätestens jetzt auch dein Projektauftrag unterschrieben. Irgendjemand (intern oder extern) beauftragt dich vermutlich das Projekt durchzuführen. Bist du es selbst? Auch gut.

Ziel des Projektauftrages ist es, eine professionelle Vereinbarung über die wichtigsten „Eckpfeiler“ des Projektes zwischen ProjektauftraggeberIn und ProjektleiterIn zu treffen. Damit es dann im Nachhinein nicht heisst „Das haben wir so nie besprochen!“.

Die Basis für den Projektauftrag liefert dir deine in der Vorprojektphase durchgeführte Projektabgrenzung und -kontextanalyse.

Ganzheitliche Leistungsplanung vs. überstürzter Aktionismus

In einem weiteren Schritt steht eine fundierte Leistungsplanung an. Was oft passiert ist folgendes: „Ok, alles klar, wir wissen grob worum es gehen soll – lasst uns erstmal anfangen damit das Ding in die Gänge kommt!“

Nein, bitte nicht! Ich kenne das Problem sehr gut: Termindruck, Leistungsdruck, Chefs, die lieber heute als morgen Ergebnisse sehen möchten. All das führt oft dazu, dass Projekte nicht fundiert durchgeplant werden (oder schlimmer: überhaupt gar nicht erst als Projekt definiert werden!)

Aber glaube mir: eine ganzheitliche Leistungsplanung zum Start deines Projekts erleichtert die die Arbeit langfristig ungemein. Und je komplexer das Projekt, umso wichtiger ist diese Planung!

Aber Achtung: Flexibilität und Agilität sind auch hier angesagt! Bleibe nicht sklavisch an der Planung hängen, wenn sich Gegebenheiten im Laufe des Projekts ändern!

Ausgehend von deiner zuvor durchgeführten Projektabgrenzung gliederst du nun dein Vorhaben in plan- und kontrollierbare Einheiten und stellst alle Aktivitäten strukturiert dar. Strukturiert heißt hier: erstelle einen Projektstrukturplan. Diesen werde ich dir aufgrund seines Umfangs in einem eigenen Artikel vorstellen.

Dennoch hier schon mal ein erster Blick auf einen Projektstrukturplan. Ich bleibe dabei bei unserem einfachen Beispiel „Umzug“:

Im nächsten Artikel der Reihe werde ich dann noch näher darauf und auf die weiteren Aktivitäten der Projektstartphase eingehen.

Bis dahin bedenke: die Projektstartphase ist nicht minder wichtig wie die Vorprojektphase und es zahlt sich aus, die nötige Zeit dafür zu investieren, insbesondere für das Kick-Off Meeting, das zum Ziel hat, das „Big Project Picture“ für das Projektteam herzustellen und das Projekt gemeinsam „auf Schiene“ zu bringen!

Das Thema „Projektmanagement“ interessiert dich noch weiter? Dann klicke einfach auf die Kategorie „Projektmanagement“ hier am Blog und sieh dir weitere Beiträge zum Thema an, z.B. auch zu Kick-Off Meetings! Zu diesem Thema gibt es bereits zahlreiche Erfahrungsberichte aus der Praxis und weitere hilfreiche Tipps für deine Tätigkeit als ProjektmanagerIn /-koordinatorIn!