Projekte erfolgreich managen

Teil 4: Das Kick Off Meeting

Willkommen zurück zum inzwischen 4. Teil der Blogreihe „Projekte erfolgreich managen“. Nach einer kurzen Pause über den Sommer, steigen wir nun mit dem Thema „Kick Off Meeting“ wieder in die Reihe ein.

Falls du die bisherigen Inputs dazu auffrischen möchtest, findest du hier Informationen zu Teil 3 – Projektmanagement als Prozess, Teil 2 – Die Projektumweltanalyse sowie Teil 1 – Die Vorprojektphase.

Schon im letzten Artikel „Projektmanagement als Prozess“, bei dem es in erster Linie um die Projektstartphase ging, habe ich das Thema Kick Off Meeting kurz angeschnitten. Schließlich ist es integrativer Bestandteil und DER wichtigste Meilenstein der Projektstartphase. (Hier kommt auch wieder die Regel “Wie man sich bettet, so liegt man!” zum Tragen. Was du beim ersten Meetings versäumst, kann dir später auf den Kopf fallen!)

Das Hauptziel deines Kick Off Meetings ist es ein so genanntes „Big Project Picture“ für das Projektteam herzustellen. Das heisst: jeder weiß worum es geht, kennt die Ziele, die geplanten Resultate und was er/sie zu tun hat. Das Projekt ist damit sozusagen „auf Schiene“. 

Dies ist ein essentieller Schritt, der besondere Beachtung verdient, und der bestens vorzubereiten ist. Plane bei deinem Kick-Off Meeting genug Zeit fürs Kennenlernen, Netzwerken und eben besagtes „auf Schiene bringen“ ein! Und das passiert nicht, indem man hunderte von Folien herunterbetet :-).

TeilnehmerInnen eines Kick Off Meetings lernen sich kennen

Kreativität erlaubt!

Gerade während des Kick Off Meetings darf es dabei ruhig kreativ werden. Deine TeilnehmerInnen können dabei zB. in Joint Posters Gemeinsamkeiten finden, die Ziele ihres jeweiligen Workpackages schauspielerisch darstellen, gemeinsame Werte für die nächsten Jahre definieren und vieles mehr. Schließlich wirst du die nächsten Jahre mit eben diesen Personen zusammenarbeiten, die sich gerade mit dir im Raum befinden. Nimm dir also Zeit, sie kennenzulernen und dich auf sie einzulassen. Stichwörter sind hier: Entwicklung des Teams und der Projektkultur.

Ein paar Beispiele, wie man dies in der Praxis umsetzen kann, findest du in den Berichten zu den Kick Off Meetings der vom WWF Österreich koordinierten EU-Projekte Fish Forward und  Fish Forward 2 sowie des – von der DLR koordinierten – EU Projektes net4society.

Eine Möglichkeit (die auch die oben genannten Projekte in Anspruch genommen haben) ist, dieses erste, wichtige Meeting in erfahrene Hände zu legen, damit du dich – v.a. als ProjektleiterIn – ganz auf die Inhalte konzentrieren kannst, keine Doppelrolle einnehmen musst und somit entlastet wirst. Es spart dir Arbeit, Zeit und eventuell auch Ärger, wenn du die Moderation inklusive Vorbereitung auslagerst. Du hast auch die Sicherheit, dass die vereinbarten Zielsetzungen und Ergebnisse erreicht werden, und das in produktiver Atmosphäre, die von Teamspirit geprägt ist, bei gleichzeitiger Flexibilität, um Unvorhergesehenes aufzufangen. Das Investment zahlt sich auf alle Fälle aus. 🙂 Hier findest du mein Angebot dazu.

TeilnehmerInnen eines Kick Off Meetings sind kreativ

Und sonst..?

Ich empfehle dir außerdem, dass zumindest zu Beginn deines Kick Offs dein/e jeweilige/r ProjektauftraggeberIn anwesend ist, um das Commitment zum Projekt zu demonstrieren. Außerdem sollte wirklich der Großteil deines Projektteams an dem ausgewählten Termin Zeit haben – mach kein Kick Off mit nur halber “Besatzung”. Und: in ein Social Event am Ende des Tages zu investieren, zahlt sich in aller Regel aus!

Abschließend wird während des Kick Offs auch der Projektstrukturplan, den ich ja auch im letzten Artikel bereits erwähnt habe, im Detail durchgearbeitet (bzw. spätestens jetzt überhaupt erst erstellt). Zu diesem gibt es aber dann wieder einen eigenen Artikel – sonst bin ich hier morgen noch am Tippen! 🙂 Also stay tuned, und schau auch beim nächsten Mal wieder vorbei!!

Liebe Grüße, Birgit