Projekte erfolgreich managen

Teil 6: So erstellst du dein Budget

Willkommen zurück zur Blogreihe zum Thema “Projekte erfolgreich managen”.

Oh nein. Projektmanagement wird uns auch 2020 nicht erspart bleiben. 🙂

Ich merke es IMMER, IMMER wieder.

Du fängst mit deinem Projekt mal “einfach so” an. Du hast noch nicht wirklich einen Plan, legst aber gleich mal los. Ohne Struktur, ohne Umweltanalyse, ohne fundierte Finanzplanung.

Und irgendwann schwimmst du dann. Ordentlich. À la “Land unter”.

Kommt dir bekannt vor? Dann lies dir doch erstmal zur Erinnerung nochmals die Artikel zur Vorprojektphase, zur Umweltanalyse, zum Prozessmanagement und zum Projektstrukturplan durch.

Dann bist du gewappnet für den heutigen Beitrag.

Heute wird’s nämlich auch nicht langweilig.

Denn heute geht es um die Erstellung deines Budgets.

Und weil das ein super wichtiges Thema ist, für das es eigens Experten und Expertinnen gibt, habe ich heute eine ebensolche eingeladen, um dieses Thema für dich aufzubereiten. Meine liebe Ex-Kollegin und Expertin Mag. Romana Rongitsch, die sich vor Kurzem mit ihrem eigenen Unternehmen r2c2 Romana Rongitsch Controlling Consulting e.U selbstständig gemacht hat.

Erinnere dich: wir haben zuletzt den Projektstrukturplan erstellt. Und nun geht’s in die Budgetplanung. Viel Spaß!

Expertin Romana Rongitsch sagt..

Das Projektziel ist definiert, je nach Projekt ist ein Konsortium gefunden und die Arbeitspakete inklusive Zuständigkeiten sind definiert. Das Schlimmste ist erledigt, sollte man meinen.

Doch für einen Projektantrag ist auch ein Budget zu erstellen.

Ausgangspunkt für die Kostenplanung ist der Projektstrukturplan. Er beinhaltet Informationen darüber, welche Arbeitspakete geplant sind, wer dafür zuständig ist und wie lange die jeweiligen Arbeitspakete dauern. Damit liefert er das Mengengerüst, das nun in tabellarische Form gegossen wird.

Hier ein Beispiel für eine solche Tabelle:

Ergänzt um die Kostenkategorie, die Einheit und den Preis pro Einheit erhält man bereits ein sehr umfangreiches Kostengerüst.

Klingt einfach und kompliziert zugleich? Der Vorteil dieser Vorgangsweise ist – umso strukturierter die Daten vorhanden sind, umso einfacher ist es auch, Budgetannahmen zu analysieren und gegebenenfalls schnell und einfach zu revidieren.

Realistische Planung

Realistische Budgetannahmen bereiten oft große Schwierigkeiten.

Dabei gibt es unterschiedliche Herangehensweisen – frag dich zum Beispiel: gab es in der Vergangenheit ähnliche Tätigkeiten? Kenne ich im Umfeld jemanden mit Expertise auf diesem Gebiet? Ist eine Kostenschätzung analytisch herleitbar?

Oftmals hilft es, eine Budgetversion zu erstellen, und gleichzeitig zusätzlich noch eine optimistische und eine pessimistische Version zu erarbeiten. So ist es leichter abzuschätzen, ob die Annahmen plausibel sind.

15.324,795 EUR bitte!

Wichtig bei allen Überlegungen ist, dass die Kosten auf einer Ebene geplant sind, die anschließend auch für die Überprüfung, ob die Kosten im Plan sind, sinnvoll ist.

Ist es notwendig die Reisekosten für wiederkehrende Teammeetings je Meeting in Flug-, Bahn- und Hotelpositionen zu trennen, oder reicht eine Position pro Meeting?

Schnell ist man verleitet, die bekannten Größen auf die Nachkommastelle genau anzugeben. Mein Rat – verlieren Sie sich nicht bei kleinen Positionen, auch, wenn Sie diese bis auf die Nachkommastelle berechnen können – treten Sie zurück, um den Blick aufs Ganze nicht zu verlieren und investieren Sie ausreichend Zeit bei der Planung von großen, aber noch unsicheren Positionen, die sich erst im Laufe des Projekts klarer definieren. Hier ist der Hebel für Planabweichungen größer.

Weiters ist dabei hilfreich, sich bereits bei der Antragsstellung darüber im Klaren zu sein, auf welcher Ebene das interne und externe Controlling erfolgen soll/wird. Damit ergibt sich sehr schnell, wie detailliert die Kostenplanung zu erfolgen hat. Setzt man von Beginn an den finanziellen Teil transparent und systematisch auf, spart das enorm an Zeit und Nerven sowohl vor als auch während Audit- und Reporting-Phasen.

Zahlen, bitte! .. Wie, kein Geld?

Bei aller Anstrengungen rund um die Kosten sollte man jedoch auch nicht auf die Finanzierungsseite vergessen.

Viele Projekte sind nicht zu 100% gefördert. Ein Teil muss oft selbst finanziert sein.

Daher ist im Vorfeld abzuklären, aus welchen Mitteln der Rest abgedeckt wird. Ein oftmals unterschätztes Problem ist die Liquiditätsplanung. Wenn ein Projekt genehmigt wird, wird die erste Tranche bei Projektstart ausgezahlt. Je nach Förderprogramm erfolgt die Auszahlung der zweiten Tranche nach Übermittlung und Prüfung eines Kostennachweises über die Verwendung der ersten Tranche.

Die nachfolgende Grafik stellt das Problem der möglichen Finanzierungslücken dar:

Bis die Auszahlung der zweiten Tranche erfolgt, läuft das Projekt aber weiter und die Kosten müssen vom Unternehmen vorfinanziert werden. Auch wenn es in einem ersten Schritt übertrieben erscheint, die Kostenplanung auf Monate herunter zu brechen, wird damit ermöglicht, Finanzierungslücken bereits im Vorfeld zu identifizieren um entsprechend vorsorgen zu können.

Vielen Dank, Romana, für diesen wichtigen und lehrreichen Beitrag!

In einem der nächsten Beiträge wird uns Romana dann noch mehr über die Abrechnung von Projekten berichten.

Jetzt ist es wohl aber erstmal an der Zeit das Gelesene zu verdauen und dich an deine xls-Tabelle zu setzen. Und wenn du dabei verzweifelst, weisst du ja jetzt an wen du dich wenden kannst. 🙂

r2c2 – Romana Rongitsch Controlling Consulting e.U
Lerchenfelder Straße 150-154/2/61, 1080 Wien
+43 676 725 1977
romana.rongitsch@r2c2.at
www.r2c2.at

Alles Liebe,
Birgit