Projekte erfolgreich managen

Teil 7: Tipps zu Abrechnung und laufendem Monitoring

Heute geht es um die Erstellung eines hilfreichen Abrechnungssystems, das wiederum die Grundlage für ein kontinuierliches Monitoring und somit Projektsteuerung bietet. Wie schon zuletzt, habe ich auch heute wieder Controllerin und Budgetexpertin Romana Rongitsch um Ihren Input zum Thema gebeten.

Expertin Romana Rongitsch sagt..

Das Projektbudget ist genehmigt und Sie können mit Ihrem Projekt starten. Oder „schlimmer“: Sie sind ausgesprochen erfolgreich und für MEHR als ein Projekt verantwortlich? Da kann man hinsichtlich der Projektbudgets schon einmal leicht den Überblick verlieren.

Egal, ob Sie für ein oder mehrere Projekte verantwortlich sind, ist es daher von Beginn an ratsam darauf zu achten, dass die Dokumentation der Zuordnung der Kosten zum Projekt vollständig und umfassend erfolgt.

Klingt nicht sonderlich spannend und fast ein wenig mühsam?  Ist es leider auch! Aber dennoch äußerst wertvoll und hilfreich, wenn eine Berichtsfrist oder ein Audit näher rückt.

Überlegen Sie sich zuerst einmal einen „Identifier“ pro Projekt, damit Sie rasch und unkompliziert eine Zuordnung zum Projekt treffen können (zB. Projektnummer, Projekt-Akronym, etc.). Und dann gehen wir gleich in medias res..

Erfassung von Personalkosten

In der Regel sind die Personalkosten der größte Kostenblock, beginnen wir daher mit diesem. Unabhängig vom Zeiterfassungssystem, das Sie verwenden, stellen Sie sicher, dass zumindest folgende Informationen darin enthalten sind:

  • die Anzahl der Stunden,
  • der Projekt Identifier,
  • die Zuordnung zum Projekt und
  • die Zuordnung zum workpackage/ Arbeitspaket

Falls Sie die Stunden nicht in einem elektronischen System erfassen können, verwenden Sie eine Vorlage – auch, wenn mehrere Projekte parallel laufen. Damit wird sichergestellt, dass es zu keinen doppelten Einträgen in verschiedenen Listen kommt.

Vereinbaren Sie mit allen ProjektmitarbeiterInnen, bis wann die Listen bei Ihnen sein sollen, damit sich noch ein Plausibilitätscheck vor einem Audit oder einer Berichtsfrist ausgeht. Vor allem, wenn die Erfassung in excel Tabellen erfolgt, prüfen Sie laufend, ob die Stundenaufzeichnungen mit den Daten aus den Urlaubs- und Reiseanträgen sowie der Krankenstandsmitteilungen übereinstimmen.

In der Hitze des Gefechts kann es schon mal vorkommen, dass man Fehlzeiten übersieht oder vergisst, zeitgerecht zu erfassen.  Der Vorteil einer laufenden Überprüfung ist, dass Sie damit zeitnah Fehler erkennen und bereinigen können. Außerdem reduzieren Sie damit den Aufwand vor einer Berichtsfrist oder einem Audit.

Hier ein Beispiel einer solchen Zeiterfassung:

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Sind alle Listen kontrolliert und konsolidiert, haben Sie nun einen validen Wert an Stunden pro MitarbeiterIn, der mit dem jeweiligen Stundensatz zu multiplizieren ist.

Binden Sie Ihre Buchhaltungsabteilung ein

Jede Rechnung wird in der Buchhaltung erfasst – greifen Sie auf diese Daten zu! Sie ersparen sich viel Zeit und Nerven, wenn Sie vorhandene Daten nutzen anstatt parallel Listen mit allen relevanten Daten zu erstellen und dann auch noch abzustimmen, falls es Fragen zu einzelnen Positionen gibt. Vereinbaren Sie mit Ihrer Buchhaltung, dass zumindest der Projektidentifier miterfasst wird. So können Sie jederzeit einen Datensatz aller Kosten, die Ihrem Projekt zugeordnet sind, erhalten (oft bekannt als „Buchungsjournal“ oder „Einzelpostenliste“).

Ich empfehle Ihnen, dass die Zuordnung zum Projekt bereits bei der Bestellung erfolgt. Erhält man die Lieferung inkl. Rechnung, ist auf dieser der Projekt Identifier zu notieren. Auch für den Fall, dass die Lieferung nicht korrekt ist und die Ware daher zurückgeschickt wird, ist zu gewährleisten, dass eine Gutschrift ebenfalls dem Projekt zugeordnet wird.

Damit auch im Nachhinein rasch und einfach geklärt werden kann, woher Kostenabweichungen kommen, beachten Sie, dass der Buchungstext bereits aussagekräftige Angaben enthält und nicht etwa nur den Lieferantennamen. Ein Wühlen durch hunderte Belege oder ein laufendes Kopieren der projektbezogenen Rechnungen, damit man alle relevanten Daten nachvollziehen kann, ist keine Erfahrung, die man unbedingt gemacht haben muss!

Regelmäßige Kontrolle spart Nerven

In der Regel ist es bei langfristigen Projekten sinnvoll, zumindest quartalsweise die Positionen, die dem Projekt zugeordnet sind, durchzugehen und auf Plausibilität zu prüfen. Bei kürzeren Projekten oder hohem Belegaufkommen sollten Sie diese monatlich machen.

Analog zu den Stundenaufzeichnungen lassen sich damit Peaks vor einem Audit oder einer Berichtsfrist vermeiden und systematische Fehler können rechtzeitig erkannt werden. Der größte Nutzen ergibt sich jedoch aus Projektsteuerungssicht. Dadurch erkennen Sie rasch, ob Kostenabweichungen bestehen und können rechtzeitig und aktiv entsprechend gegensteuern.

Das schönste und genaueste Reporting hilft nichts, wenn es nicht geeignet ist oder genutzt wird, um ein Projekt zu steuern. Fragestellungen, die bei Projektbeginn noch relevant waren, ändern sich unter Umständen im Laufe des Projekts.

Treten Sie daher von Zeit zu Zeit einen Schritt zurück und fragen Sie sich, welche davon tatsächlich relevant sind und ob Sie diese mithilfe Ihrer Daten nach wie vor beantworten können.

Danke, liebe Romana für diesen wichtigen Beitrag!

Und damit gönnen wir uns jetzt erstmal eine kurze Pause, um den Brocken Projektbudget ein wenig setzen zu lassen. 🙂 Ich wünsche dir ein paar schöne Wochen, bis bald wieder hier am BusinessMind Blog!

Alles Liebe, Birgit