6 Schritte zum erfolgreichen Online EU-Projekt-Workshop!

Kaum Powerpoint
Viel Interaktion
Geniale Ergebnisse
Spaß und Kreativität

Das war unser Workshop in der Kurzfassung, beauftragt vom WWF Finnland.

In diesem Artikel lernst du wie du wie du remote ein spannendes interaktives Online Event designst und durchführst.

Am Beispiel unseres kürzlich durchgeführten Online Events mit etlichen WWFs zum „First Year Review Meeting“ des EU-Projekts: Eat4Change.
Eat4Change widmet sich der Bewusstseinsbildung für Nachhaltigen Konsum von Lebensmittel. Dieses tolle Projekt hat jetzt das erste Jahr hinter sich gebracht und wir durften sie nun mit einem 2 tägigen Online-Workshop begleiten.

Dies ist nicht das erste Mal, das BusinessMind für den WWF ein Projekt begleitet. Auch bei dem EU-Project fish4forward hatten wir schon mehrere Male die Ehre. Hier geht’s zum Beitrag.

Der Anfang:

Zuerst machen wir uns schlau: über das Projekt, die Projektstrukturen, usw.

Dann wird natürlich ein Angebot verfasst, das Kosten, Beschreibung und unsere Expertise beinhaltet. Nach Auftragsbestätigung folgt ein Mail, in dem wir noch genauer nach Zielen und Nicht-Zielen fragen, damit wir wissen wohin die Reise gehen soll.

Wir – von BusinessMind – treffen uns danach online über Zoom und entwerfen in einem Miro Board ein erstes Design in einem Mindmap. Diese Fragen sollten dabei immer beantwortet sein:

Diesen Entwurf stellen wir dann den Auftraggeber*innen des WWFs vor. Bei einem weiteren Meeting mit den Auftraggeber*innen verfeinern wir das Design und durchlaufen gemeinsam das noch grobe Programm.

Jetzt wird’s genauer:

Auf Sessionlab machen wir die Detailplanung. Sessionlab ist ein online Tool, das es dir ermöglicht deine Workshops genau und effizient zu designen. Hier erkennen wir ob die Zeitplanung stimmt und gehen auch bei der Aufgabenverteilung in die Tiefe.

Auch hier erfolgt eine Feedbackschleife mit den Auftraggeber*innen. An diesem Punkt holen wir auch schon die Workpackage Leader dazu, damit auch diese ihre Perspektive einbringen und Feedback geben können. Hier gehen wir noch mal jeden Punkt einzeln durch und überprüfen ihn auf mögliche Hindernisse und Bedenken.

 Anlegen der Boards

Miro. Oh du Wundertool!

Mittlerweile hilft Miro beim Co-Working, beim Abhalten unserer Teammeetings, beim Planen und natürlich beim Workshop selbst!

Diese Boards müssen natürlich vorbereitet werden: Wir arbeiten systematisch von oben nach unten. Jede Übung hat eine Nummer damit die Teilnehmer*innen sich in den Boards leichter zurechtfinden!

Hier ist das Bord noch leer:

Die Generalprobe:

Hier ein genereller Tipp: Egal ob 8 Teilnehmer*innen oder 80. Wir führen immer eine Generalprobe durch. Das gibt die Möglichkeit schwierige Übergänge oder komplexe Aufgabestellungen noch mal zu proben. Das Event wird dadurch smoother. Auch technische Schwierigkeiten können hier nochmals geprobt werden.

Das Event:

Auch am Tag des Workshops treffen wir uns früher. Wir sind immer ca. 1 Stunde vor dem Event einsatzbereit! Wir überprüfen nochmals alle Miro Boards und stimmen uns mental auf das Event ein und dann kann es schon losgehen!

Die ersten Teilnehmer treffen ein und werden individuell gegrüßt.

Nach einem interaktiven und lustigen Opener stellen wir die Agenda und Netiquette vor. Dies setzt den Ton für das Event.

Tag eins

widmet sich der Rückschau: Was lief gut? Was können wir besser machen, und wie? Diese Fragen begleiteten die Teilnehmer*innen und deren Antworten sammeln sie fleißig auf dem Miro Board.

TIPP: Wir luden die Teilnehmer*innen auch ein Bilder auf Miro hinaufzuladen. Das unterstützt das Erlebte auch auf einer visuellen Ebene zu verarbeiten.

Wir haben uns auch dazu entschlossen mit unserem „Teamglue“ zu arbeiten: Während des Workshops gibt es immer wieder Break Out Rooms, in denen in 3er-Gruppen Fragen beantwortet werden sollen, die das Team näher zusammenbringen. Zum Beispiel:

  • Welche Gemeinsamkeiten habt ihr?
  • Was ist der am weitesten entfernteste Ort an dem du jemals warst? oder
  • Was ist eine unbegründete Angst die du als Kind hattest?

Der Tag endete damit, dass die Teilnehmer*innen in Break Out Rooms das Big Project Picture erarbeiten und dann in der großen Runde teilten.

Tag zwei

widmet sich dem Blick in die Zukunft: Wohin soll das Projekt gehen? Was sind wichtige Meilensteine im Jahr 2? Auch hier arbeiten die Teilnehmer*innen fleißig in Kleingruppen in Miro Boards und pitchen danach ihre Ergebnisse in der Großgruppe.

Das Highlight ist unser Abschlussübung: BBC Breaking NEWS

Die Teilnehmer*innen bekommen 30 min Zeit, um sich möglichst kreativ auf die Präsentation vorzubereiten in der sie sich vorstellen in 5 Jahren berichtet BBC von ihrem erfolgreichen Projekt.

Durch die neue Zoom Funktion: „Immersive View“ waren diese Präsentationen nicht nur humorvoll und motivierend sondern auch optisch ein Highlight. Wie diese Bild beweist

Nach dem Event:

Auch nach dem Event gibt es noch einiges zu tun , in diesem Fall: Die Miro Board in PDF exportieren und zusammen mit wertschätzenden Worten an die Auftraggeber*innen des WWF schicken. Normalerweise schicken wir auch noch eine oder mehrere der unten genannten Dinge mit:

  • Ergebnis-Protokoll
  • Chat-Protokoll
  • Etwaige relevante zusätzliche Links

Wir hoffen du bist nun wunderbar vorbereitet auf deinen nächsten Großgruppen Workshop. Falls du die Moderation auslagern möchtest, sind wir gerne bereit diese Anfrage anzunehmen.

BusinessMind begleitet dich professionell, kreativ und effizient durch deinen Online Workshop!