6 Schritte zum erfolgreichen Online EU-Projekt-Workshop!

Kaum Powerpoint – Viel Interaktion – Geniale Ergebnisse – Spaß und Kreativität. Das war unser virtueller Workshop in der Kurzfassung, beauftragt vom WWF Finnland.

In diesem Artikel lernst du, wie du wie du ein spannendes interaktives Online Event VIRTUELL designst und durchführst. Und zwar ganz konkret, am Beispiel unseres kürzlich durchgeführten Online Events mit etlichen WWFs zum „First Year Review Meeting“ des EU-Projekts Eat4Change.

Eat4Change widmet sich der Bewusstseinsbildung für Nachhaltigen Konsum von Lebensmittel. Dieses tolle Projekt hat jetzt das erste Jahr hinter sich gebracht und wir durften sie nun mit einem 2 tägigen Online-Workshop begleiten.

Dies ist nicht das erste Mal, das BusinessMind für den WWF ein Projekt begleitet. Auch bei dem EU-Project fishforward hatten wir schon mehrere Male die Ehre. Hier geht’s zum Beitrag über das fishforward Meeting.

1. Der Anfang

Zuerst machen wir uns schlau: über das Projekt, die Projektstrukturen, usw. – dazu führen wir ein erstes Gespräch mit den Auftraggeber:innen.

Dann wird natürlich ein Angebot verfasst, das Kosten, Beschreibung und unsere Expertise beinhaltet. Nach der Auftragsbestätigung klären wir nochmals ganz konkret die Ziele und Nicht-Ziele ab, damit wir auch wirklich wissen, wohin die Reise gehen soll.

Wir von BusinessMind treffen uns danach online über Zoom und entwerfen in einem Miro Board ein erstes Design. Wir machen das am liebsten in einem Mindmap.

Hier siehst du die Vorlage, mit der wir arbeiten. Die darin gestellten Fragen sollten dabei immer beantwortet sein:

Diesen Entwurf stellen wir dann den Auftraggeber:innen vor. In einem weiteren Meeting verfeinern wir das Design und besprechen gemeinsam das an dieser Stelle noch sehr grobe Programm.

2. Jetzt wird’s genauer

Auf Sessionlab machen wir die Detailplanung.

Sessionlab ist ein online Tool, das es dir ermöglicht, deine Workshops genau und effizient zu designen. Hier erkennen wir, ob die Zeitplanung stimmt und gehen auch bei der Aufgabenverteilung in die Tiefe.

Danach erfolgt wieder eine Feedbackschleife mit den Auftraggeber:innen. An diesem Punkt holen wir auch schon die Workpackage Leader (oder sonstigen weiteren Verantwortlichen) dazu, damit auch diese ihre Perspektive einbringen und Feedback geben können. Hier gehen wir noch mal jeden Punkt einzeln durch und überprüfen ihn auf mögliche Hindernisse und Bedenken.

3. Anlegen der Boards

Miro. Oh du Wundertool!

Mittlerweile hilft Miro beim Co-Working, beim Abhalten unserer Teammeetings, beim Planen und natürlich beim Workshop selbst!

Diese Boards müssen natürlich vorbereitet werden: Wir arbeiten in aller Regel systematisch von oben nach unten. Jede Übung hat eine Nummer, damit die Teilnehmer:innen sich in den Boards leichter zurechtfinden!

Hier ist das Bord noch leer:

4. Die Generalprobe

Hier ein genereller Tipp: Egal ob 8 Teilnehmer:innen oder 80. Wir führen immer eine Generalprobe durch. Das gibt die Möglichkeit, schwierige Übergänge oder komplexe Aufgabenstellungen nochmals zu proben. Das Event wird dadurch smoother. Auch mögliche technische Herausforderungen können hier nochmals adressiert werden.

5. Das Event

Am Tag des Workshops treffen wir uns etwa eine Stunde früher online via ZOOM. Wir überprüfen nochmals alle Miro Boards und stimmen uns mental auf das Event ein. Und dann kann es losgehen!

Die ersten Teilnehmer:innen treffen ein und werden individuell begrüßt. Das würden wir auch onsite so machen, und erachten das auch in der virtuellen Welt als wichtig.

Nach einem interaktiven und lustigen Opener stellen wir die Agenda und Netiquette vor. Dies setzt den Ton für das Event.

Tag eins

..widmet sich der Rückschau: Was lief gut? Was können wir besser machen, und wie? Diese Fragen begleiteten die Teilnehmer:innen und deren Antworten sammeln sie fleißig auf dem Miro Board.

TIPP: Bei diesem konkreten Event haben wir die Teilnehmer:innen auch eingeladen, Bilder auf Miro hinaufzuladen. Das unterstützt sie, das Erlebte auch auf einer visuellen Ebene zu verarbeiten.

Wir haben uns auch dazu entschlossen mit unserem „Teamglue“ zu arbeiten: Während des Workshops gibt es immer wieder Break Out Rooms, in denen in 3er-Gruppen Fragen beantwortet werden sollen, die das Team näher zusammenbringen. Zum Beispiel:

  • Welche Gemeinsamkeiten habt ihr?
  • Was ist der am weitesten entfernteste Ort an dem du jemals warst? oder
  • Was ist eine unbegründete Angst, die du als Kind hattest?

Der Tag endete damit, dass die Teilnehmer:innen in Break Out Rooms das Big Project Picture erarbeiten und dann in der großen Runde teilten.

Tag zwei

..widmet sich dem Blick in die Zukunft: Wohin soll das Projekt gehen? Was sind wichtige Meilensteine im Jahr 2? Auch hier arbeiten die Teilnehmer:innen fleißig in Kleingruppen in Miro Boards und pitchen danach ihre Ergebnisse in der Großgruppe.

Das Highlight ist unser Abschlussübung: BBC Breaking NEWS

Die Teilnehmer:innen bekommen 30 min Zeit, um sich möglichst kreativ auf die Präsentation vorzubereiten. Konkret geht es um folgendes Szenario: in 5 Jahren berichtet BBC von ihrem erfolgreichen Projekt. Wie sieht dieser Bericht aus?

Durch die neue Zoom Funktion: „Immersive View“ waren diese Präsentationen nicht nur humorvoll und motivierend, sondern auch visuell ein Highlight 🙂

6. Nach dem Event

Auch nach dem Event gibt es noch einiges zu tun, in diesem Fall: das Miro Board in PDF exportieren und zusammen mit wertschätzenden Worten an die Auftraggeber:innen des WWF schicken. Normalerweise schicken wir auch noch eine oder mehrere der unten genannten Dinge mit:

  • Ergebnis-Protokoll
  • Chat-Protokoll
  • Etwaige relevante zusätzliche Links

Wir hoffen du hast einen guten Eindruck von einem virtuellen Projektmeeting gewonnen und bist nun wunderbar vorbereitet auf deinen nächsten Großgruppen Workshop. Falls du die Moderation auslagern möchtest, wende dich gerne vertrauensvoll an uns! 🙂

BusinessMind begleitet dich professionell, kreativ und effizient durch deinen Online Workshop!