Energiegeladen aus dem wöchentlichen Jour Fixe – geht das?

Im heutigen Artikel beschäftigen wir uns mit regelmäßigen Jour Fixes und wie du diese so gestalten kannst, dass deine Teilnehmer:innen das Meeting energiegeladen und motiviert verlassen.

Du glaubst nicht, dass das möglich ist?

We feel you.

Wir haben auch schon zu viel Lebenszeit in Meetings verbracht, die uns alles andere als energiegeladen und motiviert zurückgelassen haben.

Interaktive Workshops und Trainings vs. Jour Fixes

Größere Workshops und Trainings (die einen Tag dauern, oder zumindest ein paar Stunden) interaktiv zu gestalten, Gruppenübungen einzubauen, da und dort einen Energizer, fällt in der Regel ein wenig leichter. Normalerweise ist mehr Zeit vorhanden. Und wir wollen das kreative Potenzial der Gruppe anzapfen. Da es ja zumeist was gemeinsam auszuarbeiten, oder was zu lernen gibt.

Bei internen Jour Fixes, Arbeitsgruppentreffen & Co, die regelmäßig stattfinden, und oft nur eine Stunde dauern, gestaltet sich das schon schwieriger. Oft geht es dabei ja auch „nur“ um Informationsweitergabe. Gemeinsame Entscheidungen treffen.

Aber sollten wir nicht gerade da Wert drauf legen, dass auch diese Meetings Kreativität, Freude, und den Teamspirit fördern? Wir haben dir daher ein paar Grundsätze mitgebracht, die du beachten kannst, damit dir deine Teilnehmer:innen nicht wegnicken.

Eine Gruppe von Personen an einem Tisch, manche schlafen, manche stützen sich auf, eine blonde Frau in einem schwarzen T-Shirt vor einem Laptop, die zu ihnen spricht.

5 Tipps für energetisierende Jour Fixes

1. Definiere zumindest einmal klare Ziele und Nicht-Ziele

Klar, wenn ihr euch regelmäßig trefft und immer wieder zum gleichen Zweck, dann muss nicht jedes Mal ein Flipchart mit den Zielen und Nicht-Zielen im Raum hängen.

Aber zumindest EINMAL müssen diese geklärt werden.

Geht es beim Meeting darum, sich auszutauschen und so viel wie möglich darüber zu erfahren, was bei der Kollegin aus dem Nebenzimmer gerade alles läuft? Oder braucht es nur die Highlights, die für alle relevant sind, und stattdessen mehr Zeit für die Diskussion bestimmter anstehender Themen?

Die Ziele – das WARUM – der Zweck eines Meetings sollte allen Teilnehmer:innen klar sein, sonst kann es schnell zu Frustration kommen.

Als Beispiel: wenn es darum geht, die wichtigsten Highlights auszutauschen, damit alle einen Überblick haben und dann erzählt Kollege X 15min lang von seinem Projekt und Chefin Y hört ihm begeistert zu, weil sie das Thema so interessiert, während alle anderen nach 3min auf Durchzug schalten.

2. Eine Person moderiert

Das bringt uns gleich zum nächsten wichtigen Punkt.

Bei jedem noch so kleinen, kurzen Meeting braucht es eine Person, die für die Moderation verantwortlich ist.

In Jour Fixes, ist das oft der/die Vorgesetzte oder jemand mit inhaltlicher Expertise. Hier liegt auch schon die Gefahr für oben beschriebenes Beispiel begraben: bin ich inhaltlich interessiert, verliere ich mitunter schon mal das Ziel vor Augen (in unserem Beispiel: Highlights, KEINE Details!). Dies im Auge zu behalten, neutral zu bleiben, sowie das Zeitmanagement, ist Aufgabe der Moderation.

In unseren Team Meetings wechseln wir immer wieder mal die Moderation, so dass alle mal drankommen und im besten Fall jemand moderiert, der in die aktuelle inhaltliche Diskussion eventuell weniger involviert ist. Es ist auch eine schöne Möglichkeit für andere Mitarbeiter:innen sich mal im Moderieren zu üben.

3. Nehmt euch IMMER Zeit für einen Check in

Das können wir wirklich nicht oft genug betonen.

Gerade in Zeiten der Pandemie sind regelmäßige Meetings oft der einzige Zeitpunkt, an dem alle aus dem Team zusammen kommen. Zumindest einen kleinen Teil dieser Zeit solltest du unbedingt für Zwischenmenschliches nutzen. Klar, das ist immer das erste, das wegbricht, wenn viel zu tun ist. Und erscheint dir vielleicht als überflüssig in einem regelmäßigen Jour Fixe. Aber warum eigentlich?

Hier ein paar Ideen:

Wenn es schnell gehen muss, können zB. alle gleichzeitig die Hand heben und mit den Fingern von 0-5 ihre Stimmung anzeigen. Wenn dir dabei eine 0 oder 1 unterkommt, kannst du wertschätzend nachfragen, ob die Gruppe etwas wissen sollte, bevor ihr loslegt. Aber auch keine Antwort ist okay. Trotzdem weiß die Gruppe um die aktuelle Stimmungslage und kann sich im besten Fall ein wenig daran anpassen.

Alternativ könnt ihr zB auch mit einem Mood Barometer arbeiten, das ist nochmal anonymer. Zum Start der Woche klebt jede/r Mitarbeiter:in einen Sticker aufs Barometer, wo sie sich gerade zuordnen würden. Im Meeting können dann Veränderungen, oder einzelne Ausreisser adressiert werden. Das Mood Barometer lässt sich auch variieren, zB. in zwei Kategorien: 1.”Wie hoch ist die Arbeitslast?” und 2.”Wie geht es dir damit?” – denn nicht immer heißt hohe Arbeitslast auch schlechte Stimmung.

Ein Gruppe Menschen unterschiedlicher Hautfarbe in einem Büro-Setting. Sie stehen und sitzen um ein Flipchart in einem hellen Raum mit Ziegelwänden und unterhalten sich.

4. Closing

Auch beim regelmäßigen Jour Fixe darf es ein nettes Closing geben. Das kostet dich ein paar Minuten, hinterlässt aber in aller Regel ein besseres Gefühl als einfach “Alles klar? Okay, dann tschüss!“.

Fragen könnten sein: “Was ist das Highlight aus dem heutigen Meeting für dich? Was war dein größter Aha Moment? Welcher der interessanteste Beitrag?

Hier muss auch gar nicht unbedingt etwas inhaltlich Wichtiges, die nächsten TO Dos, oder dergleichen kundgetan werden. Ganz im Gegenteil – es darf genauso gut ein toller Tipp sein, etwas, das mich inspiriert hat, der lustige Witz vom Kollegen X. Den sicheren Raum zu schaffen, dass sich deine Mitarbeiter:innen hier nicht unter Druck gesetzt fühlen am Ende noch was besonders Schlaues zu produzieren, ist deine Aufgabe als Moderator:in.

5. Das eigene Mindset

Last, but – NEVER – least: jede einzelne Person in deinem Meeting trägt mit ihrem eigenen Mindset dazu bei, wie das Meeting abläuft. Das hast du nur enden wollend im Griff.

Aber du kannst die richtigen Rahmenbedingungen schaffen (siehe Tipp 1-4) und definitiv an deinem eigenen Mindset arbeiten (Tipp 5).

Wir wünsche dir dabei gutes Gelingen! Erzähle uns gerne in den Kommentaren, wie du regelmäßige Meetings interaktiver und energetisierender gestaltest!

Alles Liebe,
Dein BusinessMind Team

Eine Gruppe von Menschen unterschiedlicher Hautfarben an einem Tisch. Zwei Frauen sind dabei einzuschlagen. Alle lächeln.