Auftragsklärung: Der wichtigste Schritt, den viele unterschätzen

Stell dir vor: Du steigst in ein Taxi. Der Fahrer fragt: „Wohin soll’s gehen?“ Und du antwortest: „Hm… also irgendwie… in eine gute Richtung, mit Inspiration vielleicht.“
Was passiert? Wahrscheinlich fährt er los – aber ob du da ankommst, wo du wirklich hinwolltest, ist fraglich.

Genau so laufen viele Auftragsgespräche ab.
Der Kunde hat ein Bedürfnis, aber das Ziel ist diffus.
Und hier beginnt unsere eigentliche Arbeit: Klarheit schaffen.

Was ist Auftragsklärung überhaupt?

Das Auftragsklärungsgespräch ist mehr als ein organisatorisches Briefing.
Es ist der Moment, in dem die Zusammenarbeit beginnt – und in dem sich entscheidet, ob dein Angebot ins Schwarze trifft oder daneben.

Du hilfst dem Kunden, überhaupt zu formulieren, was er oder sie wirklich will.
Das ist oft nicht von Anfang an klar – viele Auftraggeber haben eher ein Gefühl oder eine Idee als ein konkretes Ziel.

Ziel: Was soll sich nach dem Event verändern?

Die zentralen Leitfragen lauten:

Was soll nach dem Event wirklich anders sein?

Was war der Nutzen?

Was wurde ermöglicht?

Die Fragen mögen zwar ähnlich wirken, doch sie ermöglichen dem Kunden sich aus unterschiedlichen Blickwinkel mit dem Ziel auseinanderzusetzen!
Erst wenn diese Fragen geklärt sind, kannst du ein Event Design entwickeln, das tatsächlich Wirkung entfaltet.

80/20: Die goldene Gesprächsregel

Der Kunde spricht 80 %, du 20 %.

Du stellst die Fragen, hörst aktiv zu, wiederholst, was du verstanden hast, und bringst Struktur in den Denkprozess des Kunden.
Das ist oft schon der erste Mehrwert, den du lieferst – Klarheit durch Gesprächsführung.

Beispiele für deine Gesprächsstrategie:

  • Paraphrasieren: „Wenn ich Sie richtig verstehe, dann…“

  • Konkretisieren: „Was genau bedeutet das für die Teilnehmenden?“

  • Zukunftsbilder entwerfen: „Was wäre anders, wenn das Ziel erreicht ist?“

Diese Fragen solltest du klären

Ein strukturiertes Frageset hilft dir, nichts zu übersehen. Wir arbeiten dafür mit einem Padlet, das wir regelmäßig nutzen:

Hier geht’s zr Vorlage

Dort werden folgende Fragen schon vorab zum Überlegen an die Kund:innen geschickt:

  • Zielsetzung: Was soll erreicht werden?

  • Format: Online, Onsite, Hybrid?

  • Zeitrahmen: Wann, wie lange, in welchem Takt?

  • Teilnehmende: Wie viele, welche Rollen, welche Vorerfahrungen?

  • Erwartungen: Was ist dem Auftraggeber besonders wichtig?

  • Deliverables: Was soll am Ende als Ergebnis vorliegen?

Nach der Klärung: Designphase & Feedbackschleife

Wenn alle Fragen geklärt sind und der Auftrag zustande kommt, beginnt die Designphase.
Hier entwickelst du auf Basis der Klärung das konkrete Konzept – strukturiert, zielgerichtet, wirksam.

Danach folgt ein Design-Abstimmungstermin, bei dem du mit dem Kunden nochmals durchgehst:

  • Passt das Konzept zu den Erwartungen?

  • Ist der Spannungsbogen stimmig?

  • Fehlen noch Elemente?

Wir verwenden zum designen Sessionlab. So macht auch das Detaildesign auch Spass!

Spurgruppen bei komplexen Aufträgen

Gerade bei größeren Organisationen und/oder mehrtägigen Formaten empfehlen wir für do einen Abstimmungstermin eine Spurgruppe.
Sie besteht aus verschiedenen Mitarbeiter:innen, die die DNA der Organisation repräsentieren (Verschieden Hirachien, Abteilungen, etc).
Die Spurgruppe gibt Feedback zum Design und unterstützt Blinde Flecken zu erkennen.

Vorteile:

  • Breiteres Feedback zur Zielsetzung

  • Realitätscheck zum Design

  • Frühzeitige Einbindung wichtiger Multiplikatoren

So sorgst du dafür, dass das Konzept nicht nur passt, sondern auch getragen wird.

Dokumentation: Der Vertrag der Klarheit

Nach dem Gespräch solltest du alle Eckpunkte schriftlich festhalten. Das schafft:

  • Transparenz für alle Beteiligten

  • Vermeidung von Missverständnissen

  • Grundlage für das weitere Vorgehen

Ein kurzer One-Pager mit Zielen, Format, Teilnehmenden, Zeitrahmen, Deliverables und offenen Punkten reicht oft aus – aber er ist Gold wert.
Oder eben ein Padlet 🙂

Fazit: Klarheit schlägt Kreativität

Viele wollen sofort ins kreative Design springen – aber ohne Klarheit wird auch das beste Design beliebig.
Auftragsklärung ist der strategische Moment, in dem du den Rahmen setzt für alles, was folgt.

Wer hier gut zuhört, präzise fragt und ehrlich zusammenfasst, macht schon im Gespräch spürbar, dass er oder sie den Auftrag wirklich versteht – und das schafft Vertrauen.

Wenn du nun dein Auftragsklärungsgespräch erfolgreich beendet hast und du nach dem design im Workshop stehst brauchst du auf jeden Fall ein paar Gurt opener. Hier gehts zum Blogartikel: Unsere 6 liebsten Workshop Opener!