5.600 Euro pro Monat für ein Meeting ohne Ziel

Kein Geschäftsführer würde 5.600 Euro im Monat für eine Software freigeben, die nachweislich keinen Mehrwert bringt. Für ein Meeting hingegen tut er es – Woche für Woche, ohne mit der Wimper zu zucken.

Rechnen wir kurz durch: Ein einziges wöchentliches Regeltreffen mit zehn Personen à 90 Minuten kostet bei einem Vollkostensatz von 65 Euro pro Stunde plus Vor- und Nachbereitung genau diesen Betrag. Ein Blick in den eigenen Kalender genügt, um zu sehen: Die Zahl tut weh. Während wir bei Software-Investitionen penibel nach dem Return on Investment (ROI) fragen, läuft das Meeting einfach weiter, weil es „letzten Donnerstag auch schon so war“.

Warum niemand rechnet: Die unsichtbare Buchungslücke

Software muss beantragt, budgetiert und freigegeben werden. Ein Meeting hingegen hat kein Preisschild. Da die Gehälter ohnehin gezahlt werden, wirkt der Termin wie ein „Gratis-Event“. Diese Buchungslücke macht das Problem unsichtbar: Ein Controller prüft jeden Business Case – aber das Format, in dem Führungskräfte 30 bis 40 Prozent ihrer Arbeitszeit verbringen, hinterfragt niemand.

Die Folgen sind messbar:

• 54 % der Beschäftigten verlassen Meetings ohne klaren nächsten Schritt.

• 62 % sitzen in Terminen, deren Einladung nicht einmal ein definiertes Ziel nennt.

„Weniger Meetings“ ist die falsche Antwort

Der Reflex ist meist: Meetings streichen, Agenden kürzen, 90 Minuten auf 30 eindampfen. Das ist Symptombekämpfung. Ein Meeting ist ein Format, das gestaltet werden muss. Ein „geerbtes“ Meeting hat selten ein Ziel – es hat nur eine Uhrzeit.

Länge, Teilnehmerzahl und Multitasking sind nur Symptome einer fehlenden Struktur. Ein Meeting wird lang, weil man redet, bis sich irgendwie ein Ende ergibt. Es wird voll besetzt, weil niemand weiß, wer wirklich gebraucht wird. Die Ursache für Ineffizienz ist immer dieselbe: Das fehlende Ziel.

Der einzige Hebel: Die Ergebnis-Frage

Meiner Erfahrung nach scheitern Meetings fast immer an einer einzigen Hürde: Niemand im Raum kann präzise formulieren, was hinterher anders sein soll als vorher.

Statt die Agenda künstlich zu kürzen, stelle dir die alles entscheidende Frage: Was soll nach diesen 90 Minuten anders sein?

• „Alle sind informiert“? Dann reichen drei Sätze in Teams oder Slack. Du sparst 15 Stunden Arbeitszeit pro Monat.

• „Eine Entscheidung treffen“? Dann gehören nur die Entscheider in den Raum, nicht das Publikum.

Wer diese Frage nicht beantworten kann, hat kein Meeting geplant, sondern lediglich einen Kalendereintrag erstellt.

Die Rolle von HR: Beweislast verschieben

Die Menschen in ziellosen Meetings sind selten die, die den Termin absagen dürfen. Aber sie können die Frage laut stellen. HR kann hier als Katalysator wirken:

1. Beweislast umkehren: Ein „Ziel-Feld“ in jeder Kalendervorlage ist ein starkes Signal: Kein Ziel, kein Termin.

2. Kompetenz aufbauen: Organisationen schulen Kommunikation und Führung, aber die Fähigkeit, eine Gruppe zielgerichtet durch 60 Minuten zu moderieren, gilt oft noch als „nettes Extra“. Dabei ist sie die wichtigste Infrastruktur für den modernen Arbeitsalltag.

Fazit: Die komische Logik beenden

Eine wertlose Software fliegt nach drei Monaten raus. Ein zielloses Meeting darf bleiben. Diese Logik kann jede Organisation sofort beenden – ganz ohne komplexes Kulturwandel-Programm oder teure Berater.

Investiere in echte Ergebnisse. 5.600 Euro im Monat für „nichts“ ist zu teuer. Investiere stattdessen in deine Kompetenz als Moderator. Im Online-Moderationstraining erfährst du, wie du Meetings zu einem echten Produktivitäts-Hebel für dein Team machst.

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Quelle: Atlassian, „Workplace Woes: Meetings“, Befragung unter 5.000 Knowledge Workers auf vier Kontinenten. atlassian.com/blog/workplace-woes-meetings