Projekt Abschlussmeeting / Beispiele – Tipps zum erfolgreichen Moderationsdesign

Hallo! So, heute gibt es, wie versprochen, den letzten Beitrag zum Thema Projektmeetings! Ich hoffe, du bist nach den beiden Beispielen schon gespannt, wie’s nun im Projekt Abschlussmeeting ablaufen kann. Kurz gesagt: Ähnlich!

Ziel ist, das Projekt  nicht nur inhaltlich, sondern auch emotional abzuschließen. Ich denke, dass ein finales Social Event kein KANN, sondern ein MUSS ist. Es gehört einfach gefeiert, wenn man längere Zeit (hoffentlich gut) zusammen gearbeitet hat, die Ziele erreicht und gute Ergebnisse produziert hat.

Das Abschlussmeeting dient auch dem gemeinsamen Befeiern des gelungenen Projektes

Auch dient es dem Abschiednehmen, ein zentraler Aspekt der „Adjourning-Phase“ (= 5. Phase nach B.W. Tuckman). Ein wichtiger inhaltlicher Punkt vom Abschlussmeeting ist die Reflexion des Gesamtprojekts, jedoch wiederum nicht nur jener des sogenannten „Magischen Dreiecks“, sondern darüber hinaus (s. nachstehende Graphik):

Das magische Dreieck

Diese Learnings sollten dabei nicht nur schriftlich festgehalten werden, sondern im Anschluss an das Abschlussmeeting in die jeweilige/n Organisation/en transportiert werden, um idealerweise ähnliche Fehler zu vermeiden.

Ein wunderbarer emotionaler Abschluss, der allerdings wiederum viel Vorbereitungsarbeit inkludiert, ist eine Foto-Show. D.h. du musst bei jedem Meeting wirklich fotografieren und diese Bilder dann in eine schöne Reihenfolge bringen, vielleicht auch noch mit Musik untermalt.

Und – stell dir vor – die Projektmitglieder eines EU-Projekts mit 11 Organisationen, das ich mal koordiniert habe, haben mir zu Ehren beim Abschlussmeeting ein Lied gesungen. Wann immer sie dies vorbereitet haben – noch dazu mit eigens kreiertem Text – keine Ahnung! Ich war den Tränen nahe, und ich denke, nicht nur ich, sondern auch alle anderen Partner werden diesen Abend nicht vergessen. Da war die hochoffizielle Abschlusskonferenz, auf der die Projektergebnisse prominent mit 120 Konferenz-BesucherInnen diskutiert wurden, Pipifax dagegen! 🙂

Das Abschlussmeeting – ein tolles Ende eines tollen Projekts

So, das war’s! Nun haben wir alle 3 wichtigen Meetings in einem Projekt, sei es national oder international, sei es intern oder gemeinsam mit Externen, kurz besprochen. Man könnte noch viel mehr dazu schreiben, aber ein Blog soll ja keine Dissertation sein. 🙂

Ich hoffe, ich habe Dir auch Mut gemacht, die eingetretenen Pfade zu verlassen und auch bei Projektmeetings innovativere Methoden anzudenken. Es gibt so viele! Deine TeilnehmerInnen werden es Dir danken! Ich freu mich über Deine Erfahrungen und Rückmeldungen.

Solltest du dich (noch) nicht selbst drüber trauen oder dich einfach auf deine sonstigen Aufgaben als ProjektleiterIn konzentrieren und aktivst mitdiskutieren wollen, dann kannst du ja auch externe ModeratorInnen engagieren. 🙂 Schau aber auch gern nochmal bei meinen Angeboten zum Projektmangement (Coaching, Projektkompetenzen, PM Methoden und PM Prozesse) vorbei – vielleicht ist dort ja auch etwas Hilfreiches für dich dabei!

Herzlichst, Birgit