Fish Forward = Erfolgsformel für EU-Projekte: Enthusiasmus + Professionalität = Durchbruch
Im letzten MindFood habe ich dir nicht nur über das EU-Projekt Fish Forward berichtet, sondern v.a. auch über das Fish Forward Closure Meeting, das Mitte Oktober 2017 in Wien mit ca. 30 internationalen TeilnehmerInnen stattgefunden hat.
Diesmal betrachten wir den Inception Workshop (= Kick-Off Meeting) näher, der im März 2015 mit ca. 40 Personen in Wien abgehalten wurde.
Wie auch schon in einem allgemeinen Artikel zu (EU-)Projektmeetings mal erwähnt, ist das Kick-Off Meeting das mit Abstand wichtigste Zusammenkommen der Projektteammitglieder, insbesondere dann, wenn internationale Partner involviert sind.
Aus meiner Sicht geht es insbesondere um 3 Dinge:
- Eine gemeinsame Sichtweise zum „Big Project Picture“ zu entwickeln
- Wechselseitiges Verständnis, insbesondere bei unterschiedlichen nationalen Hintergründen, aufzubauen
- Sich näher kommen, Vertrauen aufbauen, und somit Commitment und Enthusiasmus erzeugen
Der Fish Forward Inception Workshop dauerte 2,5Tage.
Am 1. Tag (nachmittags) starteten wir nach einen kurzen Begrüßung (auch durch den Project Officer der Europäischen Kommission) mit einer Aufstellung/Soziometrie und mit der Übung „Dreams&Nightmares“, zum einen im Hinblick auf das Kick-Off Meeting, zum anderen mit Blick auf das ganze Projekt (dies reflektierten wir dann übrigens im Closure Meeting. Danach befragte ich die Gruppe, was sie dafür tun könnten, um die Träume wahr, und die Albträume nicht Realität werden zu lassen.
Ergebnisse der Übung “Dreams & Nightmares”
Um dies noch zu vertiefen und das Kennenlernen weiter zu fördern, wurden die ersten Gruppenbilder gemalt – eine etwas andere Art, um Projektziele zu visualisieren.
Und danach ging’s schon ans Eingemachte, der Präsentation des sog. „Log Frames“, der die Workpackages abbildet. Nun könnte man dies gnadenlos ½ Tag mit ppts durchziehen, aber es geht auch anders, insbesondere wenn das WWF-Team involviert ist. Diese „Präsentation“ fand somit in Form eines „Marktplatzes“ statt, auf dem – auf eine unglaublich kreative Art und Weise – die einzelnen Workpackages vom WWF Österreich präsentiert wurden. Auf den Marktständen fanden sich echte (!) Fische, die von FischverkäuferInnen im richtigen Outfit feilgeboten wurden, selbst gebackene Kuchen mit den Nationalfahnen aller Partnerländer, Superheros für die „Young Consumers“, usw. Die nachstehenden Bilder vermitteln dir sicherlich ein paar Impressionen.
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Und ich bin überzeugt davon, dass die internationalen Partner vom Engagement ihres koordinierenden Partners einfach begeistert waren, und sich von dem Enthusiasmus anstecken ließen (mich selbst ja dieser Virus ja auch schwer erwischt :-)).
Am Marktplatz konnten alle gustieren und detailliertere Informationen einholen. Fragen und Kommentare, die auftauchten, wurden von den MarktschreierInnen sofort auf Flipcharts – für die Fish Bowl Diskussion am nächsten Tag – festgehalten.
Den Abschluss dieses ersten Halbtages bildete ein interkulturelles Spiel, bei dem ExpertInnen einem Inselvolk beibringen mussten, eine Brücke zu bauen, und dieser unter Bedachtnahme gewisser Verhaltensregeln. Sehr sehr lustig und gleichzeitig sehr sehr lehrreich.
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Danach gab’s ein Kennenlern-Dinner.
Und nun sind wir am 2. Tag angelangt, der mit der Reflexion des Spiels begann. Es erstaunt mich immer wieder, wie wunderbar die Muster auch hier wahrzunehmen sind und wieviel man aus so einem Spiel lernen und Erkenntnisse für den beruflichen Kontext mitnehmen kann!
Danach beschäftigten wir uns in einer Fish Bowl – Diskussion wieder mit den Themen der Workpackages: Wie gesagt, Fragen und Kommentare wurden am Vortag während des Marktplatzes festgehalten, und nun wurden diese im Fish Bowl allen präsentiert. Die WP-LeiterInnen standen auch hier wieder Rede und Antwort; aber auch jene, die im äußeren Kreis saßen, konnten dazu beitragen (aber nur, wie im Fish Bowl üblich, wenn sie den freien Platz im inneren Kreis einnahmen).
Auch widmeten wir viel Zeit dem Verstehen von weiteren essentiellen projektspezifischen Bestandteilen, wie z.B. den Visibility Guidelines, dem Arbeitsplan des 1. Jahres. Diese wurden vom österreichischen Team exzellent aufbereitet und präsentiert.
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Es gab jedoch immer viel Raum für Fragen und Antworten, zum Teil auch mit der Ampelmethode. Ich mag diese Methode sehr, da sie als sehr strukturiertes Feedback verwendet werden kann und langes Schwafeln verhindert. Dabei wurden die präsentierten Work Packages in kleinen Arbeitsgruppen diskutiert und die Antworten zu folgenden Fragen auf Moderationskarten geschrieben wurde:
- Was gefällt euch besonders gut? (grüne Karten)
- Was ist für euch offen? (gelbe Karten)
- Wobei gibt es Bedenken? (rote Karten)
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Die Karten werden dann kurz präsentiert und zu den Key Messages gepinnt. Im Anschluss daran standen die WP LeiterInnen Rede und Antwort.
Ziele waren immer, das „Big Project Picture“ zu verstehen und das Committment dafür zu gewinnen
Wir schlossen diesen inhaltlich intensiven Tag mit den „TV-News“: 5 Gruppen bereiteten BBC Breaking News vor. Dafür hatten sie 25 Minuten Zeit. Sie sollten über die künftigen Erfolge der „Fish Forward“ Kampagnen mit der Botschaft „Esst nachhaltigen Fisch“ auf kreative Art und Weise berichten. Und es war wieder mal unglaublich, welche Performances da gebracht wurden! Nun könnte man vielleicht meinen „Was soll denn dieser kindische Blödsinn? Ist das nicht alles totale Zeitverschwendung?“. Nein, ist es nicht! Durch die kreative Aufbereitung werden im Gehirn zusätzliche Areale im Gehirn stimuliert, und die Zielbilder noch besser verankert als auf der rein rationalen Ebene. Speichern von Informationen im Gehirn gelingt dann gut, wenn Emotionen beteiligt sind, so die Gehirnforschung. Und Motivation gelingt ohne Emotion schon gar nicht. Fazit: eine bestens investierte Zeit, gerade auch für die Teamentwicklung!
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Wobei wir schon beim 3. Tag sind. Dieser war super-intensiv, da es schon ans inhaltlich Eingemachte ging, bei dem sich auch schon die kulturellen Unterschiede wunderbar bemerkbar machten.
Auch mussten wir schon mal über die eher ungeliebten, aber wichtigen Dinge des Projektmanagements wie Finanzen und Reporting reden, die halt mal notwendig sind, damit die Kohle auch aus Brüssel abgerufen werden kann.
Aufgelockert wurden das Ganze dann durch die Kopfstand-Methode, und ich fragte die Gruppe: „Was könnt ihr tun, um euch das Leben im „Fish Forward“ Projekt zur Hölle zu machen?“ Und auch dabei kamen höchst kreative Antworten :-). Doch Achtung, nicht dabei belassen, sondern auch fragen, was man Positives tun kann!
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Den krönenden Abschluss bildeten noch die Körperskulpturen in Gruppen zum Thema „Team Spirit in Fish Forward“. Nachstehend davon ein paar Impressionen.
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In Summe hat mir die Begleitung des „Fish Forward“ Projekts ungeheure Freude bereitet und mir mal wieder veranschaulicht, warum ich diesen Job mache: wenn ich sehe, wie Menschen aufblühen, voller Enthusiasmus und Begeisterung bei der Sache und offen für Neues sind und gemeinsam an einem Strang ziehen, erfüllt mich das mit einer unbeschreiblichen Freude. DANKE an dieser Stelle dem gesamten „Fish Forward“ Team für diese Erfahrung!
Aber Achtung (ich kann’s nicht oft genug erwähnen):
Bitte die vorgestellten Methoden nicht 1:1 kopieren und nachmachen, denn: Methoden folgen den Zielen (und nicht umgekehrt). Auch ist immer Bedacht auf die Zielgruppe zu nehmen und auf deren Größe – nicht jede Methode ist für jede Gruppengröße geeignet.
Na, inspiriert für dein eigenes (EU) Projekt Kick-Off Meeting? Oder hast du Erfahrungen, die du nachstehend mit uns teilen möchtest?
Herzlichst, Birgit
PS: Wenn du noch mehr über Moderation und Methoden erfahren möchtest, dann findest du viel Wertvolles in meinem Buch “Blühende Workshops und Trainings mit Erfolgsgarantie” !
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