SOMMERSPECIAL – Österreichische EU Ratspräsidentschaft:

Tipps zum erfolgreichen Management von EU Projekten (Teil 1 von 5)

Am 1. Juli 2018 startet offiziell die Österreichische EU Ratspräsidentschaft. Spannende Sache angesichts der momentanen politischen Großwetterlage in Österreich und Europa – da kann man schon mal hinschauen und sich wünschen, dass unter Österreichischer Schirmherrschaft “A Europe that protects” auch ein Europa des Miteinanders, des kulturellen Austausches und der wertschätzenden Zusammarbeit bleibt.

Da ich selbst ja auch viel auf dem Europäischen Parkett unterwegs bin, beobachte ich die Österreichische EU Ratspäsidentschaft mit großem Interesse und habe mich daher für ein Sommerspecial dazu entschieden. Ein Bereich, in dem europäische Zusammenarbeit in der Regel gut funktioniert sind gemeinsame EU Projekte, deshalb soll es in den nächsten Blogartikeln konkret um dieses Thema gehen!!

Das Management solcher Projekte ist ja nämlich trotz aller Motivation für Europäische Kooperation nicht notwendigerweise unbedingt immer die einfachste Tätigkeit, mit der man sich so beschäftigen kann.

In einem EU Projekt hast du es mit verschiedenen Kulturen, verschiedenen Interessen und verschiedenen Persönlichkeiten zu tun. Ganz abgesehen von all den weiteren ganz “wundervollen” Aufgaben wie Reporting, Monitoring oder der allseits beliebten Budgetplanung.

Ich habe dazu über die Jahre schon einige Artikel verfasst, die in dieser Hinsicht hilfreich sein könnten. Du findest diese hier.

Ende letzten Jahres habe ich nun ausserdem ein paar erfahrene EU Projektkoordinatorinnen eingeladen mir (und somit dir!) ihre wichtigsten Tipps und Tricks für das erfolgreiche Management von EU-Projekten mit auf den Weg zu geben. Du findest nun in diesem und 4 weiteren Blogartikel jeweils 1-2 Rückmeldungen auf meine Anfrage, sowie abschließend auch noch einen Beitrag von mir selbst zum Thema!!

VIELEN DANK an dieser Stelle für all die wertvollen Beiträge! UND: ..auf dass wir auch weiterhin in einem Europa der erfolgreichen Zusammenarbeit leben und arbeiten dürfen!!

Übrigens.. dass es sich hier um eine reine Frauen-Riege handelt ist purer Zufall. Es freut mich aber umso mehr, diese erfolgreichen und ganz nebenbei auch noch äusserst sympathischen Ladies vor den Vorhang zu bitten! 🙂

Bei meinem ersten Tipp geht es um die Menschen, mit denen man im Projekt zusammenarbeitet. Zuallererst einmal sein Team kennenzulernen und zu verstehen, wie dieses arbeitetet und kommuniziert, ist äusserst wichtig. Vor allem gemeinsam Ziele zu definieren und ebenso gemeinsam Pläne festzulegen, wie es diese Ziele zu erreichen gilt.

Ich empfehle außerdem für ein effizientes Projektmanagement ein eigenes Projektmanagement Tool zu verwenden. Planen Sie Ihre Tasks sowie Meetings und Workshops sorgfältig – vergessen Sie dabei aber auch nicht auf den sozialen Faktor Ihres Projekts!

Bei meinem zweiten Tipp geht es um Kommunikation. Tatsache ist, jedes Projekt, das sich nicht um eine effiziente Kommunikationskultur kümmert, ist zum Scheitern verurteilt. Versuchen Sie über das gesamte Projekt hinweg eine konsistente, offene, ehrliche und klare Gesprächskultur zu etablieren und aufrechtzuerhalten.

Bleiben Sie dazu kontinuierlich mit all Ihren Projektpartnern, der Europäischen Kommission sowie etwaigen Stakeholdern in Kontakt. Stellen Sie sicher, dass jeder die Information hat, die er/sie braucht, um weiterarbeiten zu können.

Eine Möglichkeit Ihre Projektpartner bei der Stange zu halten ist eine projektspezifische Art und Weise festzulegen, in der Sie diese adressieren.

Schaffen Sie außerdem genug Raum für Kreativität, indem Sie die diversen Meetings so interaktiv wie möglich gestalten.

Im Projekt BioHorizon wenden wir während unserer Meetings daher immer wieder zahlreiche interaktive Methoden an und sehen unmittelbar welche positiven Effekte dies für die Erreichung unserer Ziele mit sich bringt.

Durch Birgit Baumann und das von ihr angebotene Moderationstraining (Anmerkung Birgit: derzeit auch verfügbar im Rahmen der BusinessMind Sommerakademie!) habe ich Möglichkeiten kennengelernt meine Moderationsfähigkeiten und Kommunikation zu verbessern. Ich arbeite nun viel mit Visualisierungen (das war mein Lieblingsteil im Training!), weil diese stark dazu beitragen die Kreativität meiner TeilnehmerInnen zu stimulieren!

Projekt: BioHorizon

Bozena Podlaska
IPPT PAN – BioHorizon

„Be inclusive and empower“

Ein Projekt ist immer eine Art Spielplatz für alle Partner. Ein großes Konsortium ist also schon mal schwer zu managen. Vor allem die Motivation aller Partner auf dem gleichen Level zu halten, ist eine ziemliche Herausforderung.

Der wichtigste Faktor ist es, einen Mehrwert für ALLE zu erschaffen. Darüber hinaus ist es aber mindestens genauso wichtig, richtig zu führen und dadurch erfolgreiche Zusammenarbeit überhaupt erst möglich zu machen.

Die Dezentralisierung von Aktivitäten – sei es geografisch oder thematisch – verstärkt das Commitment der Partner.

Dies (zusammen mit den nötigen Soft Skills und einer guten Moderation) gibt Ihnen und Ihren Partnern die Tools in die Hand um entsprechend frei zu agieren. Ein interaktives und inklusives Kick Off Meeting ist ebenfalls ein wesentliches Kriterium.

Externe Evaluierung Ihrer Tätigkeiten

Erfüllt das Projekt seine Ziele und erreicht es den gewünschten Impact? Sind wir erfolgreich in unseren Aktivitäten? Erreichen wir unsere Zielgruppen?

Um diese Fragen wirklich ehrlich beantworten zu können, braucht es eine andere Perspektive als die eigene. Diese kann meiner Erfahrung nach nur von einem/r externen EvaluatorIn eingebracht werden.

Interne Evaluierungen sind gut brauchbar für das Monitoring von Aktionsplänen und Indikatoren – allerdings sind sie zumeist von dem Wissen über die ursprüngliche Idee sowie den Erwartungen des Konsortiums beeinträchtigt.

Gleichzeitig sind die sozio-ökonomischen und forschungspolitischen Umwelten einer konstanten Veränderung ausgesetzt.

Eine externe Evaluierung hingegen stellt wertvolles Feedback, Möglichkeiten zur Reflexion oder sogar – falls nötig – Unterstützung bei einem notwendigen Neuplanen des Projektes zur Verfügung. Alles zugunsten der Zielerreichung und der Erfüllung der Erwartungen der Zielgruppen.

Projekt: WIDE.NET

Katarzyna Walczyk-Matuszy
IIPT PAN – WIDE.NET

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