SOMMERSPECIAL – Österreichische EU Ratspräsidentschaft:

Tipps zum erfolgreichen Management von EU Projekten (Teil 3 von 5)

Hallo und willkommen zurück beim BusinessMind Sommerspecial „Österreichische EU Ratspräsidentschaft“ – auch diesmal wieder mit Tipps von 2 weiteren tollen Frauen, die beide sehr erfolgreiche EU Projekte koordinieren. In Teil 1 und Teil 2 kannst du eine Reihe an weiteren Tipps nachlesen!

Verfolgst du die Österreichische EU Präsidentschaft? Hast du schon den Imagefilm dazu gesehen?

Idealismus: Ich kann Projekte nur gut und authentisch führen, wenn ich an den Sinn des Projektes glaube, und auf diesen fokussiere ich immer wieder. Diesem Gesamtsinn (Big Project Picture) ordne ich auch alle Formalitäten unter. Wir diskutieren immer wieder im Team, ob und wie sich die Ziele durch die Projektumsetzung erreichen lassen bzw. verändern, und davon abgeleitet gestalten wir unsere Aktivitäten. Eine gute Portion Selbstironie schadet dabei natürlich auch nicht.

Agil und schlank managen: Ich versuche, die Formalitäten auf ein absolutes notwendiges Minimum zu reduzieren, um meinem Team den Rücken für inhaltliches Arbeiten frei zu halten. Auch Synergie-effekte in der Forschung bzw. Projektabwicklung versuchen wir zu nutzen: Z.B aus einem Interview pro ExpertIn pro Halbjahr alle Berichte und Dokumentationen ableiten. Die inhaltlichen ExpertInnen brauchen bei uns fast keine „Paperwork“ rein für das Projekt machen, wir übernehmen das zentral (Wissensmanagement)

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Projekt: Smarter Together

Julia Girardi-Hoog
Stadt Wien – Smarter Together

Meiner Erfahrung als Projektkoordinatorin diverser EU Projekte  nach ist vor allem das Kick Off Meeting wichtig – es stellt einen wesentlichen Meilenstein gleich zu Beginn des Projektes dar und bedarf einer gründlichen Planung. Denn ein erfolgreiches Kick Off Meeting erleichtert einen reibungslosen Start und eine erfolgreiche Implementierung Ihres Projekts.

Zeigen Sie Ihren Partnern – am besten auf eine interaktive Art und Weise – wie die einzelnen Workpackages untereinander verbunden sind. Streichen Sie dabei hervor, dass die einzelnen Aktivitäten keine „stand alone“ Aufgaben sind, sondern dass vielmehr alles verbunden ist und der Erfolg des Projektes von der guten Zusammenarbeit aller abhängt.

Sie können dies zB. dadurch erreichen dass Sie 2-3 Deliverables oder Aktivitäten aus Ihren Workpackages auswählen und deren jeweiligen Titel auf jeweils ein Flipchart schreiben. Dann machen Sie mit Ihren Partnern einen Brainwalk und bitten diese zuzuordnen, welche Tasks / Aktivitäten nötig sind, um die gewünschten Resultate für das jeweilige Deliverable (lt. Description of Action, DoA) zu erfüllen.

Regen Sie Ihre Partner dazu an, einen Blick auf alle Workpackages zu werfen, um so das Bewusstsein zu erhöhen, dass mitunter noch nicht alle Teile der DoA allen Partnern ausreichend bekannt sind.

Als zusätzlichen Schritt, könnten Ihre Partner beispielsweise die Namen der jeweiligen KollegInnen mit auf die Flipcharts notieren, die ihrer Meinung nach für die jeweiligen Tasks und Aktivitäten zuständig sind.

Schicken Sie nach dem Kick Off Meeting gemeinsam mit dem Standard-Protokoll auch ein Flipchartprotokoll an Ihre Partner aus.

Neben der Klarstellung der Verantwortlichkeiten würde ich auch unbedingt empfehlen den sozialen Aspekt nicht zu kurz kommen zu lassen. Und damit meine ich nicht einfach nur ein gemeinsames Abendessen.

Gemeinsame soziale Aktivitäten ermöglichen es Ihren Projektpartnern (vor allem den „Newcomern“) sich besser kennenzulernen und etwaige Hemmschwellen und Vorbehalte abzulegen.

Nicht alle sozialen Aktivitäten müssen auch gleichzeitig teuer sein. Je nachdem wo Ihr Kick Off Meeting stattfindet könnten Sie zB. eine Stadttour organisieren oder eine kleine Wanderung/Spaziergang.

Auch hier: machen Sie Fotos, die Sie der Gruppe danach zur Verfügung stellen. Oder sie erstellen ein Fotoalbum, welches Sie dann immer wieder zu Projektmeetings mitbringen und laufend erweitern.

Projekt: Fit for Health 2.0

Ines Haberl
FFG – Fit for Health 2.0

Hast du selbt auch Erfahrungen mit dem Management von EU Projekten und möchtest gerne deine Erfahrungen mit uns teilen? Tu dies gern in den Kommentaren!