SOMMERSPECIAL – Österreichische EU Ratspräsidentschaft:
Tipps zum erfolgreichen Management von EU Projekten (Teil 4 von 5)
Langsam nähert sich unser Sommerspecial zur EU Ratspräsidentschafft dem Ende. Hier gibt es nun nochmals intensiv Input zum Projektmanagement, diesmal von Nina Braun, DLR, Projektmanagerin des EU Projects Net4Society. Lies auch gerne noch mal zu den anderen Tipps in Teil 1, Teil 2 und Teil 3 nach!! Ein wenig Wiederholung kann nie schaden!!
Nina Braun, DLR
Net4Society
Net4Society ist das Netzwerk nationaler Kontaktstellen für die so genannte “Societal Challenge 6 – Europe in a changing World: Inclusive, innovative and reflective Societies” in Horizon 2020.
Das Hauptziel von Net4Society ist sowohl die Verbesserung der Beratungsqualität als auch die Unterstützung der Forscher und Forscherinnen bei der Einreichung erfolgreicher Anträge in diesem Förderbereich. Außerdem soll die Sichtbarkeit der Forschung im Bereich der Sozial- und Geisteswissenschaften (SSH) erhöht werden.
Net4Society wurde ursprünglich im Rahmen des 7. Europäischen Forschungsrahmenprogramms im Jahr 2008 gegründet und befindet sich nun in der vierten Projektrunde.
Klare Projektstruktur, Verantwortlichkeiten und Kommunikationskanäle
Derzeit umfasst unser Projekt nationale Kontaktstellen (NCPs) aus über 50 Ländern in Europa und darüber hinaus. Daher ist eine klare Projektstruktur mit definierten Verantwortlichkeiten und einfachen und effektiven Kommunikationskanälen der Schlüssel für ein erfolgreiches Projektmanagement.
In unserem Projekt haben wir eine klare Verantwortungsstruktur: Wir haben Arbeitspaket- und Task Leaders, Task-Contributors und sogenannte “National Experts”, die freiwillig zu den Projektergebnissen beitragen und sich daran beteiligen, die das Netzwerk als Austauschplattform nutzen und von allen Projekt-Tools und Dienstleistungen profitieren.
Ein interaktives Kick Off Meeting
Bei unserem Kick Off Meeting schlug Birgit – die das Meeting moderierte – vor mit einer interaktiven Übung zu starten, um alle Netzwerkmitglieder mit ihren Verantwortlichkeiten und den verantwortlichen Personen / Organisationen für die verschiedenen Projektbereiche vertraut zu machen.
Ich muss zugeben, dass ich am Anfang skeptisch war, ob wir unsere Zeit damit verbringen sollten, “menschliche Kreise” zu bilden, anstatt unsere Zeit zu nutzen, um relevante SSH-Angelegenheiten zu diskutieren.
Die interaktive Übung bestand darin, das gesamte Projektkonsortium in “Verantwortungskreise” aufzuteilen, die die verschiedenen Ebenen der Projektbeteiligung darstellen: Der mittlere Kreis besteht aus dem Net4Society-Koordinatorteam, um sie herum ein Kreis mit allen Führungskräften des Arbeitspakets (WP) also WP-Leaders mit allen Task Leaders, gefolgt von einem mit allen Task Contributors und dann mit dem größten Kreis – mit allen nationalen Experten und Expertinnen.
Die Übung half dem Konsortium, klar zu erkennen, wer wofür zuständig ist und wen man bei welcher Angelegenheit kontaktieren sollte.
Heute – sieben Jahre später – bin ich mir sicher, dass die Übung einen entscheidenden Beitrag zu unserem Projekt geleistet hat, da die Projektstruktur so nochmals viel besser in den Köpfen der Teilnehmenden verankert wurde.
Regeln zur Kommunikation im Projekt
Einfache und effektive Kommunikationskanäle sind ebenso entscheidend für ein “erfolgreiches Projektmanagement”.
Eine Möglichkeit, die Mitglieder zu motivieren, sich an dem Projekt zu beteiligen, besteht darin, auf die unterschiedlichen und sich entwickelnden Kommunikationsbedürfnisse zu reagieren.
Wie immer besteht die Hauptschwierigkeit darin, jedem so viele Informationen wie möglich und so wenig wie nötig zur Verfügung zu stellen.
Um zu wissen, wer welche Informationen benötigt und in welcher Tiefe, diskutieren wir in unseren Projekttreffen die Bedürfnisse unserer Partner und definieren und aktualisieren “Projektkommunikationsregeln” in partizipativen Übungen.
Unsere Lieblingsmethoden, um Informationen von unseren Mitgliedern zu sammeln, sind das “World Café” und der “Brain Walk“.
Die Net4Society Erfolgsformel
Net4Society existiert jetzt seit fast zehn Jahren und ich denke, dass der Schlüsselfaktor für unseren Erfolg ist, dass viele Partner sich als Teil einer ‘Net4Society-Familie’ fühlen. (Es war übrigens nicht ich diejenige, die diesen Begriff erfunden hat!)
Die Zusammenarbeit mit geografisch verteilten Partnern in einem Konsortium mit einer hohen kulturellen Vielfalt bedeutet, dass es notwendig ist, ein Gefühl der Einheit und der gemeinsamen Dynamik in der Gruppe zu schaffen.
Projekttreffen mit interaktiven Übungen, bei denen Menschen nicht nur Wissen austauschen, sondern auch glückliche Momente teilen, miteinander lachen und sich als Individuen kennen lernen – mit ihren Stärken und Schwächen – sind essentiell für den Aufbau einer “Projektgemeinschaft”, in der einer den anderen unterstützt.
Ein erfolgreiches Projekt baut auf diesen engagierten und motivierten Projektmitgliedern auf.
Danke Nina, für diese spannenden Einblicke!!
Wenn du auch Tipps für uns hast, hinterlasse doch gerne einen Kommentar!!!
Liebe Grüße, Birgit
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