Projekte erfolgreich managen

Teil 5: Der Projektstrukturplan (PSP)

Der PSP stellt das sogenannte “Big Project Picture” her und ist das Herzstück eines Projekts.

Nach einer längeren Pause beschäftigen wir uns heute wieder mit einem extra wichtigen Teil deines Projektmanagements: dem „Projektstrukturplan“. Ich hatte dir diesen ja im letzten Blogartikel zum Kick Off-Meeting bereits angekündigt. In der Regel wird dieser nämlich während des Kick Offs – jedenfalls aber während der Projektstartphase – gemeinsam (oder zumindest in enger Abstimmung) mit deinen Partnern erstellt, manchmal schon sogar in der Vorprojektphase.

Der Projektstrukturplan ist – wie der Name ja schon vermuten lässt.. 🙂 –  eine strukturierte Darstellung deiner Projektaufgaben entlang deines Projektmanagement-Prozesses.

Wie gehst du bei der Erstellung vor?

Du teilst dein Projekt in einzelne Phasen und innerhalb dieser Phasen in einzelne und damit besser plan-und kontrollierbare Arbeitsschritte. Diese sind weithin bekannt unter dem Begriff „Arbeitspakete“.

Hier nochmals unser beispielhafter Projektstrukturplan zum Thema Umzug.

Mit dem Projektstrukturplan schaffst du dir ein wichtiges Planungs- und somit in weiterer Folge auch ein Controllinginstrument. Der Projektstrukturplan stellt die Basis für deine Termin-, Ressourcen- und Kostenplanung sowie für die Definition der Zuständigkeiten im Projekt dar. Erstellst du den Projektstrukturplan gemeinsam mit deinem Projektteam, kannst du dir in aller Regel eines gemeinsamen Verständnisses und einer breiten Akzeptanz sicher sein.

5 Tipps für deinen Projektstrukturplan

Was ist nun bei der Erstellung deines Projektstrukturplans konkret zu beachten? Nachstehend habe ich dir die, meiner Einschätzung nach, 5 wichtigsten Merkmale eines guten Projektstrukturplans zusammengefasst:

1. Definiere maximal 8-10 Phasen. Alles darüber hinaus ist einfach zu viel.
2. Definiere maximal 10 Arbeitspakete je Phase. Auch hier: alles darüber hinaus ist einfach zu viel. Besser: spezifiziere die Aufgaben in einer sog. “Arbeitspaketspezifikation” (s. nachstehend).
3. Vergib eine tätigkeitsorientierte Bezeichnung für dein Arbeitspaket, damit dein Gehirn mittels Verb – auch “TUN-Wort” genannt – gleich ins Tun kommt. Siehe dazu auch den obigen Strukturplan: „Neue Wohnung mieten“, „Umzug durchführen“, ect.
4. Nominiere jeweils eine verantwortliche Person pro Arbeitspaket, idealerweise jemand aus dem Kernteam (jedoch idealerweise nicht die Projektleitung; die ist für das Projektmanagement zuständig!) Du achtest somit auf klare Verantwortlichkeiten.
5. Die 1. Phase „Projektmanagement durchführen“ ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Projektstrukturplans. In der Regel steht diese Phase am Anfang und enthält die Arbeitspakete „Projekt starten“, „Projekt koordinieren“, „Projekt controllen“, “Projekt vermarkten” und „Projekt abschließen“.

Und dann mein Lieblingswort.. Arbeitspaketspezifikationen.

Wie der Name schon sagt: Für jedes Arbeitspaket definierst du nun spezifische Ziele und und Inhalte. Diese grenzen die Arbeitspakete klar voneinander ab. Solltest du bemerken, dass sich manche Arbeitspakete stark überschneiden, macht es eventuell Sinn diese zusammenzufassen. Ansonsten stelle Schnittstellen und Abhängigkeiten zwischen den Arbeitpaketen klar dar.

Um bei unserem obigen Beispiel zu bleiben: Arbeitspaket 2.2 “Wohnung inserieren” könnte die Subschritte: 2.2.1 Zeitungen (Kurier, Standard, etc), 2.2.1 Online (willhaben.at, Email, Facebook, etc.), 2.2.3 persönliche Gespräche etc. etc. haben.

Definiere außerdem gewünschte Ergebnisse pro Arbeitspaket.

All dies gibt dir Orientierung und stellt eine gewisse Verbindlichkeit her, an die du dich im Laufe deines Projektes halten kannst.

Hier ein Beispiel, wie eine solche Arbeitspaketspezifikation aussehen kann:

Und damit hast du dir eine fundierte Grundlage geschaffen, die ganz wesentlich zum Erfolg deines Projektes beitragen wird!!

Übrigens: falls du im EU-Projektmanagement tätig bist… lass dich nicht verwirren! Hier sind die Bezeichnungen sehr ähnlich und doch ein wenig anders. Im Grunde gilt aber alles, was du hier gerade gelesen hast, für EU-Projekte ganz genauso!

Phasen = Work packages 

Arbeitspakete = Tasks

Ergebnisse = Deliverables

Meilensteine (das ist einfach.. 🙂 ) = Milestones

Falls du übrigens auch noch die bisherigen Inputs zum Thema “Projekte erfolgreich managen” auffrischen möchtest, findest du hier Informationen zu Teil 4 – Das Kick Off Meeting,  Teil 3 – Projektmanagement als Prozess, Teil 2 – Die Projektumweltanalyse sowie Teil 1 – Die Vorprojektphase.

Außerdem gibt es zahlreiche weitere Artikel zum Thema Projektmanagement – wähle dazu am Blog einfach die Kategorie “Projektmanagement” aus und schon wirst du fündig!

In den nächsten Artikeln der Blogreihe beschäftigen wir uns dann mit den einzelnen Teilprozessen deines Projektes, wie der Kommunikation, dem Controlling / Monitoring sowie möglichem Krisenmanagement und Marketing. Stay tuned!

Bis bald, Birgit