Internationale Projektmeetings virtuell moderieren – Tipps, Tricks und Tools

Virtuell moderieren ist inzwischen eigentlich keine Besonderheit mehr.

Wenn du nicht schon mal selbst online moderiert hast, warst du bestimmt schon bei unzähligen virtuellen internen Meetings. Vielleicht mal einer Konferenz. Einem Workshop. Einem virtuellen EU-Projektmeeting.

Nun stellen transnationale – und damit in aller Regel auch interkulturelleProjektmeetings, vor allem solche, bei denen sich das Projektteam zum ersten Mal trifft, Projektkoordinator*innen und -manager*innen aber doch immer noch vor ziemlich große Herausforderungen.

Masters of Multitasking

In der Regel müssen sich du & dein Team..

  • um die Technik kümmern,
  • externe Tools zur Online Kollaboration anwenden,
  • den roten Faden, die Struktur und die Zeit im Auge behalten und dann auch noch
  • Teambuilding Komponenten adressieren.

UND (Kleinigkeit am Rande.. :-)): als Projektkoordinator*in/-manager*in hast du in aller Regel auch noch eine nicht ganz unwesentliche inhaltliche Rolle zu spielen.

Summa summarum: Das kann dann schon mal eine ganz schön vielseitige Aufgabe werden.

Ein Mann mit bunten PostIts im Gesicht und auf 2 Laptops die vor ihm stehen

Tipps, Tricks & Tools

Nachstehend findest du daher ein paar hilfreiche Tipps & Tricks sowie Tools mit denen wir arbeiten, wenn wir virtuelle Projektmeetings moderieren.

  • Gute Vorbereitung ist alles. Überlege dir klare Ziele und Nicht-Ziele für dein Online Projektmeeting. Und kommunziere diese an deine Teilnehmer*innen. Welche Ergebnisse sollen am Ende des Tages erzielt werden?
  • Wer sind überhaupt deine Teilnehmer*innen? Kennen sie sich bereits (gut)? Wenn nicht, plane Zeit für’s Teambuilding ein. Ein paar Ideen zur virtuellen Teamentwicklung findest du auf einem älteren Blogartikel dazu.
  • Erstelle einen detaillierten Ablaufplan (zB. über sessionlab.com). Eine fundierte Planung ermöglicht es dir im Falle des Falles flexibel zu agieren. Teilt euch die Verantwortlichkeiten im Team auf. Eine/r kümmert sich um die Technik & Tools, der/die andere um die Moderation.
  • Führe eine Generalprobe durch. Je komplexer ein Meeting, umso wichtiger die einzelnen Blöcke vorab mal durchzuspielen/-denken.
  • Arbeite mit Kleingruppen und schick deine Teilnehmer*innen in Break Out Rooms. So stimulierst du Interaktion und ermöglichst auch stilleren Teilnehmer*innen sich einzubringen, da diese in Kleingruppensettings eher auftauen. Bietet dein Videokonferenztool keine Break Out Rooms, kannst du mit Workarounds arbeiten. ZB. 2er-Telefonate oder leg eigene Meeting-Links für die Kleingruppen an.

Hilfreiche Tools für virtuelle Projektmeetings

Wenn ihr gemeinsam etwas erarbeiten und dabei auch gute Ergebnisse erzielen wollt, geht es, unserer Erfahrung nach, kaum ohne Nutzung eines zusätzlichen virtuellen Kollaborationstools. Diese gibt es inzwischen wie Sand am Meer und viele davon sind wirklich einfach zu handhaben.

Überlege dir als erstes, was deine Anforderungen sind und wähle dein Tool entsprechend aus. Nicht immer musst du gleich auf ein hoch-komplexes Tool wie zB. miro zurückgreifen.

  • Für wenig komplexe Aktivitäten, wie zB. das Sammeln von Ergebnissen aus einer Gruppenarbeit empfehlen wir padlet.com.
  • Möchtest du komplexere Inhalte abbilden / diskutieren, zB. in Form eines Brainwalks oder via ein virtuelles World Café durchführen, dann probier doch mal miro.com aus. Auf unserem BusinessMind Youtube Channel findest du jeweils Kurzanleitungen zu beiden Tools.
  • Für einfache Interaktionen zwischendurch eigenen sich auch die Funktionen deines Videokonferenztools wie Chat, Umfragen und Whiteboard (sofern vorhanden). Die Kopfstandmethode lässt sich zB. gut über den Chat abwickeln. Stelle dabei eine provokante Frage, zb. “Was können wir tun, damit wir Ziel XY mit Sicherheit NICHT erreichen?”. Auf Basis der eingehenden Gedanken, arbeitet ihr dann an der Strategie, wie dieses Szenario vermieden werden kann.
  • Darüber hinaus arbeiten wir gerne mit mentimeter.com. Das Tool lässt sich nicht nur gut für Umfragen, sondern auch für Brainstorming oder zur Reflexion nutzen.
Eine Mentimeter Wordcloud mit Worten wie international, availability, structure, etc

Komplett-Paket #FacilitateForFuture

Manchmal sind die Ansprüche an anstehende Projektmeetings so komplex, dass es sich trotz aller Tipps & Tricks empfiehlt auf erfahrene externe Moderator*innen zurückzugreifen. Das ist der Zeitpunkt, an dem du uns kontaktieren solltest.

Wir haben jahrelange Erfahrung in der Moderation von (u.a.) Projektmeetings. Haben selber zahlreiche Projekte koordiniert und an Projekten mitgewirkt. Du kannst also die Moderation vertrauensvoll in unsere Hände legen und dich voll und ganz auf den Inhalt konzentrieren. Mit #FacilitateForFuture bieten wir ein Komplettpaket für die Moderation deines virtuellen Projektmeetings.

Ein virtuelles Projektmeeting mit BusinessMind

So geschehen zB. Ende letzten Jahres beim virtuellen Projekttreffen des EU-geförderten Projektes ProEthics, das vom Wiener Zentrum für Soziale Innovation (ZSI) koordiniert wird. Die Projektkoordinatorinnen sahen sich beim anstehenden Projektmeeting mit der großen Herausforderung konfrontiert, dass..

  • zum 1. Mal das Advisory Board teilnahm und man sich gegenseitig erstmal kennenlernen musste,
  • Feedback zu einem Kerndokument des Projektes eingeholt werden sollte, ohne die grundsätzliche Diskussion zu dessen Struktur und Inhalt wieder “aufzumachen” und
  • die Workpackage Leader, die für besagtes Dokument verantwortlich waren, ihre ganz eigenen Vorstellungen zum Ablauf des Meetings hatten.

Gleichzeitig ging es natürlich auch noch um zahlreiche “Standard”-Themen wie Projektmanagement, Finanzielles, sich mal wiedersehen, Status Quo der einzelnen Work Packages, etc.

Nach der ersten Anfrage und Beauftragung, haben wir uns mit dem Projektteam getroffen, um die geplanten Ziele, Nicht-Ziele, erwünschten Ergebnisse und Inhalte zu besprechen. Danach haben wir Ablaufpläne erstellt, umgearbeitet, uns zu interaktiven Methoden und Aktivierungsübungen beratschlagt (siehe auch unseren Blogartikel zu hilfreichen Energizern), Teambuilding-Elemente eingebaut, bis nach der einen oder anderen Feedbackschleife mit den Auftraggeberinnen ein großes miro Board und ein mehrseitiger Ablaufplan vorbereitet war.

Miro Board mit vielen Sticky Notes

Und das war der Response der Projektkoordinatorin:

In our large and extremely complex H2020 project, the General Assembly was coming up and we knew that such a meeting with over 40 participants online would be quite a challenge. We asked Birgit and Nicole to facilitate our meeting, because their background, experience and know-how were a perfect fit. It was one of our best decisions: Not only are they wonderful facilitators, they also play any complicated online tool with ease and elegance. And one thing is guaranteed with the two of them: Even online, there is no shortage of fun.

Große, internationale Projektmeetings sind teilweise ziemliche Gewaltprojekte. Aber mit den richtigen Tools, viel Interaktion und einer fundierten Planung können sie tatsächlich auch richtig viel Freude bringen.

Denn was uns allen gerade doch am meisten fehlt, ist der “social glue”, das soziale Miteinander, unsere Kolleg*innen “zu spüren” und mal wieder gemeinsam über einem dünnen Kaffee oder einem abendlichen Bier zu lachen.

Daran werden wir virtuell nie GANZ heran kommen, aber es gibt unzählige Wege, um soziale Interaktion so gut es eben geht auch online zu gewährleisten. Wenn du dabei Unterstützung suchst, melde dich gerne bei uns. Wir freuen uns, wenn wir helfen können!!

Alles Liebe,

Dein BusinessMind Team

Ein Mann mit bunten PostIts im Gesicht und auf 2 Laptops die vor ihm stehen