3 kreative Wege, um Ergebnisse aus Workshops und Meetings zu dokumentieren

Vor Kurzem haben wir eine Umfrage nach neuen Blogthemen unter unseren Leser:innen durchgeführt. Und gefragt, was du dir als eines der nächsten Themen hier am BusinessMind Blog wünschst.

Eine Antwort kam von Martina Hartl, Referatsleiterin der Abteilung Internationale Forschungskooperation und Science Diplomacy am Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung: „Mich würde interessieren, ob es kreative Wege gibt wie man Ergebnisse aus Sitzungen, Workshops etc. zusammenfassen könnte, so dass sie spannend sind, vielleicht auch für externe Gruppen, wenn nötig. Aber kein Fotoprotokoll, Fotos von Notizzetteln oder Powerpoints…. – da muss es doch noch Besseres geben – oder?“

Martinas Rückmeldung hat uns zum Nachdenken gebracht. Denn wie oft schon haben auch wir selbst gut gemeinte und mit viel Aufwand erstellte (Foto-)Protokolle im nächsten Ordner abgeheftet und nie wieder angesehen.

Dem ersten Anschein nach, führt an einer Verschriftlichung der Diskussionen kein Weg vorbei, wenn wir im Nachgang schlüssig nachvollziehen wollen, was diskutiert wurde, was beim Meeting rausgekommen ist.

Eine schwarz gekleidete Frau sitzt an einem Tisch. Auf dem Tisch stapeln sich Akten bis zu ihrer Nase. Die Wand im Hintergrund ist gelb.

Bei Meetings und Workshops geht es aber oft um viel mehr, als später mal nachlesen zu können, was besprochen wurde.

Es geht auch darum, zu motivieren, an einer gemeinsamen Sache zu arbeiten, zusammen etwas auf die Beine zu stellen.

Den Drive, der dabei oft entsteht, den möchten wir gerne mitnehmen.

Ein schnödes Protokoll erfüllt diesen Zwecks allerdings einfach nicht.

Kreative Wege Ergebnisse zu dokumentieren

Vorneweg: wie IMMER ist in allererster Linie das Ziel deiner Ergebnisdokumentation wichtig.

Wie gesagt: geht es darum, das Besprochene so detailliert wie möglich zu dokumentieren? Weil ich später mal ganz klar nachlesen können muss, was beschlossen wurde? Dann kommst du an klaren Worten in Textform nicht vorbei. Wenn es visuell ansprechender sein soll, als das klassische Word Dokument probiere doch mal Canva Vorlagen aus (auch in der Gratisversion gibt es hier eine Vielzahl an Möglichkeiten), oder sammle deine Resultate als Sticky Notes oder in einem Mindmap auf miro.

Ein Screenshot verschiedener Canva Templates für Meeting Minutes.
Canva Vorlagen für Meeting Minutes - es darf visuell ansprechend werden, das Auge liest mit.

Geht es zusätzlich auch um die Verankerung des Gefühls, die Erinnerung an den Spirit, dann nimm dir eine kreative Methode zu Hilfe, um dein Meeting abzuschließen.

1. Nutze interaktive Methoden am Ende deines Meetings

Hier können wir dir zB., die ABC Methode empfehlen. Teile deine Teilnehmenden in Kleingruppen ein und lass sie auf ein Flipchart das Alphabet von A-Z notieren. Die Aufgabe besteht nun darin, sich zu jedem Buchstaben etwas einfallen zu lassen, was ich mit dem Meeting assoziiere. Dabei müssen deine Teilnehmenden teilweise schon recht kreativ werden – X wie.. X-Beine vom Moderator?

Was auf den ersten Blick wie ein Witz klingt, hat neurobiologischen Wert. Durch die schnelle, kreative, und vor allem lustige Auseinandersetzung mit dem Besprochenen, erinnern sich deine Teilnehmer:innen an den Inhalt des Meetings und reflektieren diesen ganz automatisch.

Eine weitere kreative Methode, die wir gerne am Ende eines Meetings / Workshops anwenden ist die Assoziationsmethode mit Objekten. Hierbei lässt du deine Teilnehmenden ein Objekt im Raum auswählen, das für sie das Wichtigste aus dem Meeting repräsentiert. Im Plenum stellen alle dann kurz und knackig ihr Objekt vor. Und verankern dadurch das Wichtigste des Meetings auch physisch.

2. Graphic Recording als Dokumentationsweg

Ein anderer Weg, um die Inhalte einer Diskussion festzuhalten und gleichzeitig Emotionen einzufangen, ist das seit einigen Jahren sehr beliebte Graphic Recording.

Hierzu gibt es inzwischen Angebote wie Sand am Meer. Persönlich kann ich Edith Steiner-Janesch von brightpicture empfehlen.

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Graphic Recording: Edith bringt die teils wirren Diskussionen auf den Punkt und gibt ihnen die nötige Struktur.

Übersteigt ein professionelles Graphic Recording deine Ressourcen, kannst du auch deine Teilnehmer:innen zum Stift bitten. Bei der Methode „Ergebnisse zeichnen“ schickst du deine Teilnehmenden in Kleingruppen und bittest sie, das Wichtigste, was sie aus dem Meeting mitnehmen, grafisch darzustellen.

Du kannst alle bisher angeführten Methoden auch abwandeln und zB. auf anstehende TO DOs fokussieren: “Welches Objekt repräsentiert mein wichtigstes, erstes TO DO?” oder “Stellt die nächsten Schritte, die ihr als Team nun angehen werdet, zeichnerisch dar.“.

3. Nutze ein virtuelles Whiteboard zur Dokumentation

Wie bereits zuvor kurz erwähnt, lassen sich auch virtuelle Whiteboards ausgezeichnet zur Begleitung und Dokumentation deines Meetings nutzen. Die Tools haben Exportfunktionen, über die du deine Notizen beispielsweise als ansprechend gestaltetes pdf herunterladen und als Protokoll versenden kannst.

Sie haben außerdem den großen Vorteil, dass deine Teilnehmer:innen, wenn du ihnen die nötigen Rechte vergibst, auch weiterhin online auf das Board zugreifen und dort etwaige Resultate nachlesen können.

Es gibt schier unzählige Möglichkeiten dein virtuelles Whiteboard kreativ zu gestalten. Einige davon findest du zB. im miroverse.

Wir hoffen, dass wir dir mit diesem Artikel einige Anregungen geben konnten, deine Meetingdokumentation in Zukunft ein wenig kreativer zu gestalten. Teile gerne deine Erfahrungen mit uns in den Kommentaren.

Alles Liebe,
dein BusinessMind Team