In diesem Blogartikel beschäftigen wir uns mit den drei größten Fehlern und Verursachern von Problemen in interaktiven Online Meetings.

1. „Kamera an!“, oder doch nicht?

Bei der Diskussion, ob man in Online Meetings die Kamera anschalten sollte, scheiden sich auch nach knapp zwei Jahren Home Office und Online Meetings die Geister.

Unsere Erfahrung zeigt: okay, bei Webinaren oder Präsentationen ist es nicht unbedingt notwendig deine Kamera an zu haben.

Wenn du aber in eine direkte Kommunikation wechselst – also eine mündliche Frage stellst, im Break Out Room arbeitest oder gar eine Präsentation hältst ist „Kamera an!“ ein MUSS. Auch bei Diskussionen im Plenum ohne Screenshare gebührt es der Höflichkeit gegenüber dem/der Sprecher:in deine Kamera anzuschalten.

Du siehst das anders? Stell dir mal folgende Situation vor: Hast du die Kamera im direkten Gespräch abgeschalten, ist das übertragen ins direkte Gespräch in real life, als ob du deinem Gegenüber im Gespräch den Rücken zudrehst. Oder ihm/ihr niemals in die Augen siehst/den Kopf abwendest. Ein absolutes No-Go!

2. Keine Zeit für Warm-Ups und zwischenmenschlichen Austausch

Klar, unser aller Zeit ist immer knapp bemessen.

Und manche deiner Kolleg:innen sind vermutlich große Interaktivitäts-Verweigerer. Wollen das (virtuelle) Meeting so schnell wie möglich hinter sich bringen. Und alles, was zusätzlich Zeit kostet, ist nicht besonders beliebt.

Aber unsere Erfahrung zeigt: wenn du auf Zwischenmenschliches verzichtest, tust du dir auf Dauer nichts Gutes.

Stell dir vor, du kommst zu einem Seminar, oder einem Meeting. Du bringst/holst dir deinen Kaffee, plauderst mit deinem Sitznachbarn bevor es losgeht, lachst mit der Kollegin aus der anderen Abteilung.

Diese gruppendynamische Phase ist super wichtig. Sie stellt die Basis für die weitere gute Zusammenarbeit dar.

Du brauchst dafür gar nicht viel Zeit. Hier ein paar Ideen für schnelle Warm-Ups und kurze Teamübungen zwischendurch:

• Emoji Gallery – stelle deinen Teilnehmer:innen Fragen, die sie über die Funktion „Reaktion“ (in ZOOM) per Emoji beantworten (zB. „Was siehst du, wenn du aus dem Fenster schaust?“, „Welches Wetter-Emoji beschreibt am besten deine aktuelle Stimmungslage?“ etc.) Du kannst die Fragen auch an das Thema deines Meetings anpassen. Am besten funktioniert die Übung in der Galerieansicht.

• ZOOM Roulette – du bereitest kurze Teambuilding Fragen vor, die deine Teilnehmenden in 2min quick break out sessions zB. zu zweit beantworten. Fragen könnten sein: „Welchen Emoji verwendest du am häufigsten?“ oder „Welche Superhelden-Fähigkeit hättest du gerne?“. Auch hier kannst du die Fragen entsprechend deinen Anforderungen adaptieren. In 3-4 kurzen Runden können sich deine Teilnehmenden austauschen und besser kennenlernen. Kostet dich keine 10 Minuten und bringt deine Teilnehmenden einander näher.

3. „Ist eh nur ein virtuelles Meeting – Vorbereitung wird überbewertet!“

Auch hier: wir verstehen dich schon. Wenn wir nur alle mehr Zeit hätten.

Aber auch hier zeigt die Erfahrung: je besser ein Meeting vorbereitet ist, desto runder läuft es, desto besser kannst du flexibel auf mögliche notwendige Adaptionen reagieren.

Überlege dir unbedingt Ziele und Nicht-Ziele und definiere gewünschte Resultate. Plane ausreichend Pausen ein und kalkuliere immer lieber zu viel Zeit als zu wenig. Vermeide virtuelle Monster-Meetings. Lieber auf zwei Termine aufteilen, mit ein paar Energizern versehen, und kreative anstatt passiv-lunchkomatöse Teilnehmer:innen haben.

Die Vorbereitung dein virtuelles Event lässt sich gut mit einem Eisberg vergleichen. Damit dein Event (der sichtbare Teil) schön in der Sonne glitzern kann, braucht es viel Vorbereitung (den unsichtbaren Teil), die den Eisberg stabil im Wasser hält.

Zur Vorbereitung empfehlen wir dir hilfreiche Tools, wie zB. Sessionlab, ein Tool, in dem du deinen Event in gut stukturierte Blöcke einteilen kannst. Auch finden wir es sehr hilfreich erstmal mit deinem Design als Mindmap oder mit Post-Its zu starten, bevor du deine geplanten Blöcke in eine zusammenfassende Struktur überträgst.

Stimmst du unseren Erfahrungen mit den 3 größten Fehlern in Online Meetings zu? Welche Erfahrungen hast du selbst damit gemacht? Teile sie gerne mit uns in einem Kommentar.

Alles Liebe,
dein BusinessMind Team