9 Tipps für interaktive Live-Online-Großgruppen-moderationen und ein Praxisbeispiel

Während wir hier schon des Öfteren Tipps & Methoden für virtuelle Moderationen vorgestellt haben, wollen wir uns heute speziell mit der Moderation von Online Workshops mit großen Gruppen beschäftigen (das sind übrigens mehr als 16 Teilnehmer*innen).

Hier gibt es nämlich ein paar besondere Punkte zu beachten.

Ob groß, ob klein, alles darf sein.

Zuerst einmal ein paar wichtige allgemeingültige Punkte, die auch für kleine Gruppen gelten:

1. Klärung der Ziele und Nicht-Ziele des Online-Workshops. Dies ist meist der herausforderndste Part. Doch wenn du dazu keine klaren Antworten hast, ist es fast unmöglich einen sinnvollen Ablauf zu designen. Stell dir oder deinen Auftraggeber*innen dafür folgende Fragen:

  1. Was soll nach dem Online-Workshop anders sein?
  2. Was wurde durch den Online-Workshop ermöglicht?
  3. Was war der Nutzen?
  4. Und was soll NICHT erreicht / ermöglicht werden? (Nicht-Ziele helfen dir, deine Ziele nochmals mehr zu schärfen)

2. Die Methoden folgen den Zielen und nicht umgekehrt (wir können das gar nicht oft genug trommeln 🙂 ). Heisst: mach kein Online World Café, weil du die Methode so toll findest, sondern weil es die beste Methode ist, um deine Ziele zu erreichen.

3. Erstelle einen super detaillierten und minutiös durchdachten Ablaufplan, der auch die Aufgaben der/des Tool-Verantwortlichen beinhaltet (s. 4). Und falls du das gerade denkst: nein, das bindet dich nicht an einen rigide Struktur – ganz im Gegenteil, wenn du genau weißt, wie lange etwas dauern wird, schafft dir das die Freiheit im Falle des Falles (und der kommt so gut wie immer vor) spontan und flexibel umzuplanen und zu agieren.

Same same but different

Nun geht es weiter mit den Punkten, bei deinen ein wenig Adaption notwendig ist, wenn du es mit großen Gruppen zu tun hast.

4. Arbeite UNBEDINGT mit einer 2. Person, die sehr viel Erfahrung im Videotool-Handling und idealerweise auch mit interaktiven Kollaborationstools mitbringt. Diese hält dir den Rücken frei für die Moderation / Prozess-Steuerung. Während kleine Gruppen notfalls auch alleine bewältigbar sind (allerdings würden wir auch dies nicht empfehlen), ist es bei großen Gruppen kaum machbar und höchst stressig für dich.

5. Kläre, mit welchen Video- und interaktiven Online Kollaborationstools du arbeiten kannst / darfst. Wir bevorzugen Zoom und miro – für weniger komplexe Tasks auch padlet. Solltest du mit miro arbeiten wollen, empfehlen wir vorab ein kurzes Erklärvideo mit den wichtigsten Funktionen zu mailen und 30 Minuten vor dem offiziellen Start die Möglichkeit zu bieten, dazu Fragen zu stellen.

Auch hier: im Kleingruppenformat lassen sich Anfänger*innenprobleme noch leichter lösen (kosten aber auch Zeit!), bei einer großen Gruppe empfiehlt es sich diesen Prozess unbedingt vom Workshop zu entkoppeln.

Nimm dir außerdem die Zeit, die Boards auch graphisch ansprechend zu gestalten, um auch virtuell eine nette Atmosphäre zu bieten.

Hier ein Beispiel für unser letztes miro Board – da kann man zwar kaum was erkennen, aber hier geht es auch in erster Linie darum zu zeigen, welche Dimensionen ein solcher Großgruppen-Workshop annehmen kann.

Ein umfangreiches miro Board, kaum lesbar, mit vielen Sticky notes

6. Trau dich! Virtuell ist auch mit großen Gruppen viel mehr möglich, als du vielleicht denkst. Wir haben online beispielsweise schon kreative Service Design Thinking Prozesse gemacht (dafür Personas erstellt, Customer Journeys, etc.), Online World Cafés, und kürzlich „Slim Brainwalking“ (also, die erste Phase von Brainwalking, die darin besteht, die eigenen Gedanken zu verschiedenen Themen auf virtuellen Boards zu visualisieren, womit du in kurzer Zeit unglaublich viel Input sammeln kannst). Klar ist es mit einer großen Gruppe nochmals anspruchsvoller, aber wenn du gute Unterstützung durch deinen technischen Support und deine diversen Tools hast, kannst du es schaffen!

7. Führe am Tag zuvor eine Generalprobe mit einer „Spurgruppe” bzw. deinem Vorbereitungsteam durch. Führe deine Spurgruppe durch die vorbereiteten Boards, damit sie den graphischen Gesamtüberblick haben und schärfe u.U. nochmals die Fragestellungen für die Arbeitsgruppen. Hole Feedback ein. Dann justiere dein Programm nach.

8. Hab einen Fallback-Plan im Ärmel, falls die Technik nicht funktioniert, z.B. Account bei einem 2. Video-Tool Anbieter; die Möglichkeit über dein Handy einen Hotspot (bei einem anderen Anbieter) einzurichten oder eine spontane Ausweichmöglichkeit (z.B. bei den Nachbarn) zu suchen. Alles schon passiert. 🙂 Und stelle sicher, dass umgehend ein E-mail an alle Teilnehmer*innen geschickt werden kann, wo sich die Teilnehmer*innen – im Worst Case – online neu treffen.

9. Dein Mindset (= Haltung, innere Einstellung): Lass – wie im Spitzensport – einen Film vor deinem geistigen Auge ablaufen, der das bestmögliche Szenario widerspiegelt und programmiere dein Mindset auf Erfolg und Freude! Du legst damit einen wesentlichen Grundstein für ein tolles Online Event.

Verschiedene Logos und der Titel der im Blog beschriebenen Großgruppen Veranstaltung

Unser Praxisbeispiel für dich

Vor Kurzem haben wir einen solchen Großgruppen Online Workshop mit ca. 60 Teilnehmer*innen durchgeführt. Der Workshop wurde organisiert vom bmk und der FFG, und dauerte von 10.00 – 16.30 Uhr. Heisst: ganz viel Interaktivität, einige lange und viele Mikro-Pausen dazwischen…. GANZ wichtig!

Wir starteten mit einem..

  • virtuellen Warm-Up mit Post-Ist (wie dies funktioniert, wurde im letzten Blogartikel verraten),
  • Technik- und Fallback-Erklärung
  • ein paar kurzen Eröffnungsworten
  • dicht getakteten Pitches von künftigen FTI-Themen bzw. FTI-Schwerpunkten.
  • Individuelle Kommentare dazu auf vorbereiteten miro Boards („Slim Brainwalking“ – pro Thema 1 Board für Kommentare)
  • 2 Runden von kleinen Arbeitsgruppen in Break Out Rooms zu vorab gut durchdachten Fragestellungen, die auf vorbereiteten Boards (pro AG 1 Board) visualisiert wurden
  • Input in Form eines informativen und launigen Interviews (anstatt einer Powerpoint Präsentation) zu einem wichtigen Thema
  • 3 Wort-Feedback zum Tag auf Sticky Notes (1 Board für alle)
  • Huldvolle Abschlussworte 🙂

Es war ein wirklich gelungener, sehr intensiver Tag, mit unglaublich vielen wertvollen Ergebnissen.

Weitere generelle Tipps für Online-Moderation findest du in den zahlreichen Blogartikeln dazu, zu Hybrid-Events im Speziellen findest du hier 7 Tipps. Und wenn du noch ein Good Practises für die Online-Moderation von internationalen Workshops brauchst, dann schau einfach hier nach.

Hinterlasse uns auch gerne einen Kommentar mit deinen eigenen Erfahrungen, wir freuen uns darauf! Und viel Erfolg dir bei der Moderation von virtuellen Workshops mit großen Gruppen!!

Alles Liebe,
dein BusinessMind Team

Eine augestreckte Hand auf der ein Kreis an MEnschen Piktogrammen zu sehen ist